مدير المشتريات: الأوصاف والمتطلبات الوظيفية

في المجتمع الحديث ، تحظى مهنة المدير بشعبية كبيرة ومطلوبة ، ولكن لا يفهم الجميع تمامًا جوهر هذا النوع من النشاط. بالإضافة إلى ذلك ، لدى الكثير فكرة عامة إلى حد ما عن هذا العمل ، وقليل من الناس يعرفون أن المهنة الإدارية تنقسم إلى العديد من الفروع المنفصلة. على سبيل المثال ، يتخصص مديرو الموارد البشرية في اختيار الموظفين المؤهلين ، بينما يبني مديرو الأحداث أنشطتهم على تنظيم أنواع مختلفة من الأحداث. يوجد أيضًا فرع من المتخصصين في المشتريات تختلف أنشطتهم اختلافًا جوهريًا عن أنشطة أعضاء المهنة الآخرين.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على جوهر أنشطة مدير المشتريات ومسؤوليات الوظيفة الرئيسية والمتطلبات والفروق الدقيقة المهمة الأخرى المرتبطة بهذه المهنة.

يعد مدير المشتريات جزءًا مهمًا إلى حد ما من موظفي أي شركة ، خاصة عندما يتعلق الأمر بمشروع تجاري. بالضبط تشمل واجبات هذا الاختصاصي البحث عن العروض التجارية الأكثر ربحية ، والتواصل مع الموردين ، وشراء كل ما هو ضروري وتنفيذ الوثائق المناسبة.

في بعض الشركات الكبيرة على وجه الخصوص ، يتم إنشاء قسم خاص لهذه الأغراض ، يكون لموظفيهم مهام محددة ومحددة ، نظرًا لأن عملهم أكثر انسجامًا وقياسًا ، لأن أكثر من شخص واحد يشارك في العملية برمتها ، وفقًا لذلك ، هناك لا يوجد اندفاع ، يتم تقليل مخاطر حدوث ارتباك. على سبيل المثال ، تعتبر ممارسة تعيين الموظفين في الأقسام أمرًا معتادًا بالنسبة للمنظمات المشاركة في المشتريات العامة. يمكن أن تكون منتجات زراعية من طيف مختلف ، وكذلك أنواع وأنواع مختلفة من محاصيل الحبوب. في بعض الحالات ، قد يحتاج المدير حتى إلى مساعد يمكنه إسناد بعض المسؤوليات إليه لشراء الحبوب وغيرها من المنتجات.

في كثير من الأحيان ، يمكن تنظيم أقسام الشراء على النحو التالي:

• يشغل المدير العام منصبًا قياديًا في القسم ويقع الجزء الرئيسي من معظم المسؤوليات ، على التوالي ، على عاتقه ، مما يجعله مسؤولاً عن عمل القسم بأكمله ؛
• لدى المدير العديد من المساعدين لتبسيط عمله ، ويمكنهم المساعدة في إيجاد عروض مربحة وتنظيم اجتماعات مع الموردين.

مثل أي مجال نشاط آخر ، فإن لمهنة مدير المشتريات مزاياها ، ولكن ليس بدون عيوبها.

تشمل المزايا التي لا جدال فيها ما يلي:

• الدراسة المستمرة لسوق المقترحات ، والتي تساهم بطريقة أو بأخرى في تنمية المهارات المهنية بشكل مكثف ؛
• بفضل العدد الهائل من الاتصالات مع الشركات المصنعة للسلع المختلفة وممثلي شركات البيع ، يمكنك الحصول على دائرة جيدة من المعارف التي قد تكون مفيدة في وقت لاحق من الحياة ؛
• في بعض الحالات ، من الممكن شراء سلع أجنبية الصنع ، والتي لا يمكن اختيارها عن بعد ، لأنه من الضروري التحقق شخصيًا من جودة المنتج ؛ لهذا السبب يتم تزويد المتخصصين في هذا المجال برحلات عمل منتظمة إلى الخارج ، حيث يمكنك أيضًا العثور على وقت لقضاء وقت الفراغ الشخصي ؛
• سيعتمد مستوى الراتب دائمًا بشكل شخصي على مهاراتك واحترافك ، لذلك يمكنك التأكد من أن العمل عالي الجودة حقًا سيتم تقديره دائمًا وفقًا لمزاياه.

من بين العيوب ما يلي في أغلب الأحيان:

• درجة عالية جدًا من المسؤولية التي يتم تعيينها للمتخصص - يعتمد أداء الشركة ككل على مدير المشتريات ، لأن جودة البضائع وربحية الصفقة ستؤثر بشكل مباشر على المركز المالي للمؤسسة ؛
• في حالة عدم وجود المواد والمواد الخام اللازمة من الموردين المعتاد ، سيتعين على الأخصائي البحث بشكل عاجل عن مزودين جدد والتفاوض وصياغة شروط جديدة للعقود ؛
• من الضروري حساب كمية السلع والمواد الخام التي سيتم شراؤها بشكل صحيح ، حيث يمكن أن يؤدي النقص إلى مشاكل في الإنتاج ، ويمكن أن يؤدي الفائض إلى مشاكل مالية.

إن واجبات مدير المشتريات ، بالإضافة إلى الوظائف التي يؤديها هذا المتخصص ، متنوعة للغاية ، على الرغم من أنها تنحصر في النهاية في شيء واحد - تنفيذ عمليات الشراء.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على ما يفعله هذا النوع من المحترفين بالضبط:

• كما ذكر سابقا ، فإن المسؤولية الرئيسية هي تزويد المؤسسة بكل ما هو ضروري لعملها;
• كل موظف مشتريات ، يجب أن يعرف كيفية الحفاظ على علاقات تجارية جيدة مع الموردين الحاليينكيفية العثور على عروض جديدة مربحة ؛
• تحضير الطلبات في الوقت الحالي ، والذي سيشير إلى الطلبات المستقبلية - إحدى المهام الرئيسية ؛
• يجب مراقبة عمليات التوريد عن كثب، خاصة عندما يتعلق الأمر بالتعاون مع الموردين الجدد ، وبالتالي ، فإن المسؤوليات الوظيفية للمدير تشمل أيضًا تتبع عمليات التسليم ؛
• بالإضافة إلى اختصاصي يجب أن تراقب باستمرار سوق التوريدالبحث عن موردين جدد ، وكذلك تتبع التغييرات في نطاق الموردين القدامى ؛
• حسب مستوى المبيعات الذي قد يزيد أو ينقص ، من الضروري أيضًا تصحيح كمية المواد المشتراةبحيث لا ينشأ وضع به نقص أو فائض ؛
• من المهم جدًا تتبع العروض الجديدة من الموردين المنتظمين، لأنه في مثل هذه الحالات من الممكن الاتفاق على شروط أكثر ملاءمة للمعاملة ؛
• في حالة شراء أي فئة من المواد الخام ، على سبيل المثال ، لإنتاج الطعام أو لمطعم ، تحتاج إلى التأكد من جودة البضائع ، وكذلك تاريخ انتهاء الصلاحية ؛
• وبالطبع هذا ضروري حل المشكلات المالية في الوقت المناسبلتجنب الديون للموردين.

يجب أن يدرك الباحثون عن عمل الذين يرغبون في ربط أنشطتهم بهذه المهنة أن هناك متطلبات معينة لا تتعلق فقط بالمعايير المهنية ، ولكن أيضًا بالصفات الشخصية. بدون مجموع جميع المتطلبات ومستوى معين من الكفاءة ، من المستحيل أن تصبح محترفًا حقيقيًا في مجالك.

بالطبع ، يجب أن يكون الشخص الذي يشغل مثل هذا المنصب غير عادي للغاية وأن يكون له مكانة نشطة وواثقة في الحياة. هذا ضروري من أجل البحث عن عروض تجارية مربحة تلبي احتياجات الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، ستساعدك "النواة" الداخلية القوية على التفاعل بكفاءة مع المنافسين وإجراء منافسة صحية. الأشخاص الواثقون من أنفسهم والذين يمتلكون أيضًا صفات مثل التواصل الاجتماعي والإيجابية والتواصل الاجتماعي سيجدون أنه من الأسهل بكثير التفاوض وإيجاد لغة مشتركة مع الشركاء المباشرين.... سيتمكن مدير المشتريات الذي يتمتع بعقل تحليلي من حل حتى أصعب المشكلات بسهولة ، إن لم يكن لصالح شركته ، فعلى الأقل ليس على حسابها.

ستساعدك المسؤولية والالتزام بالمواعيد في التفاعل مع الرؤساء والشركاء ، لأن هذه الصفات هي التي ستساعدك على أن تبدو أكثر احترافًا في عيون الآخرين. التعلم السريع والتفاني بالإضافة إلى المستوى العالي من الكفاءة من الصفات التي ستساعدك على التطور في المجال المهني وتحقيق نمو مهني أسرع.

هناك أيضًا العديد من السمات الشخصية الأخرى التي يجب أن يمتلكها وكيل الشراء المحترف. ولكن في هذه الحالة ، يتم تقديم الصفات الأساسية ، والتي بدونها يستحيل أن تصبح متخصصًا موثوقًا به في مجالك.

بالنسبة للمعرفة والمهارات المهنية ، كل شيء أكثر تعقيدًا هنا. الحقيقة هي أنه يمكنك الاستغناء عن بعض الصفات الشخصية إذا كان الأخصائي يجيد المهارات المهنية ، لكن صاحب العمل ببساطة لا يستطيع أن يغض الطرف عن عدم وجود حتى بعضها ، حتى لو كانت لديك خصائص شخصية جذابة للغاية.

يجب أن يتمتع الأخصائي بالمعرفة والمهارات التالية:

• بادئ ذي بدء ، يحدد المعيار المهني الحاجة إلى التعليم العالي في الإدارة، بفضل ذلك ستعرف كل التفاصيل الدقيقة للعمل ، على الأقل من الناحية النظرية ، إذا لم تكن هناك خبرة عملية ؛
• من المستحيل الاستغناء عن مستوى معين من التدريب في مسائل المفاوضات التجارية ؛ يحظى الموظفون الذين أكملوا دورات تدريبية في هذا المجال بتقدير خاص ، حيث تتم دراسة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة في العملية بالتفصيل ؛
• في بعض الحالات قد يكون من الضروري العمل بكميات كبيرة جدًا من المعلومات المختلفة ، لذلك ، يجب أن يكون المحترف الحقيقي على دراية جيدة بالمواد وأن يكون قادرًا على تحويل الانتباه بسرعة من مهمة إلى أخرى ؛
• بجانب، تحتاج إلى معرفة في مجال الخدمات اللوجستيةوكذلك لديهم مستوى معين من المعرفة في مجال النظام القانوني المدني والتجاري ؛
• رحب معرفة التسعير والاستخدام الواثق للكمبيوتر الشخصي والخبرة في المبيعات.

لا شك أن كل اختصاصي يجب أن يكون حاصلاً على تعليم متخصص في مجاله ، مما يسمح له ، على الأقل من الناحية النظرية ، بالحصول على فكرة عن المنصب الذي سيشغله في المستقبل. لكن غالبًا ما يعتقد الكثير من الناس أنه للعمل في قطاع المشتريات ، يكفي أن يكون لديك فقط دبلوم يؤكد المؤهلات في مجال الإدارة. هذا الرأي خاطئ ، لأنه من الضروري أن يكون لديك معرفة أضيق ومتخصصة عن هذا المجال. حتى لو كان لديك شهادة في الإدارة ، أنت بالتأكيد بحاجة إلى أخذ دورة إعادة تدريب أو أخذ دورة تعليمية إضافية في مجال إدارة المشتريات والتعرف بشكل منفصل على المشتريات العامة، والتي تختلف اختلافًا جوهريًا عن الأنشطة التجارية للمؤسسات الخاصة.

بالإضافة إلى ذلك ، يؤيد العديد من أصحاب العمل إجراء تدريب منتظم لموظفيهم ، بهدف تحسين مؤهلاتهم وتحديث المعرفة وفقًا للوضع المتغير في السوق واقتصاد البلاد. يجب أن تكون مستعدًا لحقيقة أنه عندما تحصل على هذا المنصب في أي شركة ، بأي تنسيق وحجم ، في البداية ، ستبدأ حياتك المهنية بفترة تدريب مدفوعة الأجر ، وعند الانتهاء بنجاح يمكنك اعتبارك مدير مشتريات كامل الأهلية... في المستقبل ، حتى لا يفقد الموظفون الدافع للعمل ، يجب على الرئيس أن يهتم بالمتخصصين ، ويمنحهم فرصة للنمو الوظيفي. على سبيل المثال ، في الشركات الكبيرة حيث توجد أقسام شراء كاملة ، يمكنك أن تبدأ حياتك المهنية كمتخصص مبتدئ ، ثم تتم ترقيتك إلى محترف متوسط ​​أو عالٍ ، ثم تقدم تدريجيًا إلى منصب رئيس القسم.

لكي ينتبه جميع المتقدمين إليك ، من الضروري وضع سيرة ذاتية مختصة ، يتم فيها تقديمك في أفضل ضوء بالنسبة لصاحب العمل.

ضع في اعتبارك القواعد الأساسية التالية لكتابة السيرة الذاتية:

• لا تطيل القصة عنك وعن إنجازاتك في عدة صفحات ؛ يجب أن تكون المعلومات موجزة ومفهومة;
• يمنع منعا باتا تشويه الحقائق، فيما يتعلق بتدريبك وخبرتك في العمل ، حيث سيتعين عليك توثيق هذه المعلومات بمساعدة دبلوم التعليم أو كتاب العمل ؛
• يجب أن يكون التصميم شاملاًلذلك ، يوصى باستخدام نفس الأساليب لإبراز أي تفاصيل مهمة ، بالإضافة إلى خط واحد ؛
• للحصول على مصلحة صاحب العمل مقدمًا ، يوصى بإرفاق صورتك بسيرتك الذاتية؛ من الأفضل أن تكون لقطة احترافية ، حيث يتم تقديمك بطريقة أنيقة إلى حد ما ولكنها سرية ؛
• يجب أن تكون السيرة الذاتية نظيفة من حيث علامات الترقيم والهجاء، بالإضافة إلى التركيز بشكل معين - يوصى بالإشارة مبدئيًا إلى المنصب ومستوى الأجر الذي تسعى جاهدًا للحصول عليه ؛
• دلالة على الإنجازات الشخصيةوردت في مكان العمل السابق هو أيضا موضع ترحيب.