مدير المكتب: من هو وماذا يفعل؟

في الأعمال الحديثة ، لا يمكن لأي شركة لديها مكتب الاستغناء عن عمل مدير المكتب. هذا الموقف ينطوي على إدارة وإدارة سير عمل مكتب المنظمة.

في الأساس ، مدير المكتب هو هذا الرابط الإعلامي والرائد حيث تتقارب جميع لحظات العمل في الشركة ويتم حلها. يتفاعل بين الرئيس والمرؤوسين ، ويبلغ الموظفين العاديين بالوثائق الموقعة من قبل الرئيس ، ويتفاعل مع عملاء الشركة ، ويراقب المراسلات ، ويراقب أداء الشركة ويزود المكتب بمكتب ، وينفذ التعليمات المباشرة من المدير ونوابه. .

مدير المكتب هو الموظف الذي يزود المكتب بأكمله بسير عمل كامل. سيساعدك وصف المهنة على فهم جوهر العمل بشكل أفضل.

وفقًا لتصنيف المهن ذات الياقات الزرقاء ومناصب الموظفين ، تختلف مهنة مدير المكتب وواجباته اختلافًا كبيرًا عن مهنة السكرتير. مدير المكتب هو ، أولاً وقبل كل شيء ، منظم لمساحة مكتب الشركة ، ومدير ومسؤول في شخص واحد. تعني مهنة السكرتير تبعيته لشخص معين (المدير ، نواب المديرين ، كبار المديرين) وإدارة شؤونه فقط.

يتحكم مدير المكتب في جميع الأعمال الحالية للمكتب ، وخاصة الأعمال الورقية. شاشات دون انقطاع عمل المعدات المكتبيةيوفر موظفي الشركة ادوات مكتبيه، في الوقت المناسب يلفت انتباه الموظفين إلى أوامر وأوامر وإعلانات المكتب الصادرة عن الرئيس ، يقبل المكالمات الهاتفية الواردةيحتفظ ، إذا لزم الأمر ، بجدول زمني لاجتماعات ورحلات المدير. في هذه الحالة ، يسمى الشاغر "مدير مكتب مع وظائف سكرتارية".

نظرًا لأن عمل مدير المكتب يتضمن إجراءات تنظيمية وإعلامية وإدارية ، فإن مسؤوليات وظيفته تشمل مهام وظيفية معينة. هذا هو بالضبط جوهر التوظيف وجوهر مدير المكتب ، الذي يجب أن:

• تحضير العمل المكتبي ليوم عمل جديد: التحقق من تشغيل الهواتف وأجهزة الكمبيوتر والمعدات المكتبية ، وتوافر المواد الاستهلاكية (الورق ، وخراطيش الطابعة المعاد تعبئتها) ؛
• السيطرة والحفاظ على النظافة في مباني المكاتب ، الامتثال للمعايير الصحية (الإضاءة الكاملة والتهوية وظروف درجة الحرارة في المبنى) ، والتحقق من تشغيل أنظمة الانقسام ؛
• شراء القرطاسية في الوقت المناسب وتزويدهم بموظفي المكاتب في الوقت المحدد ؛
• طلب مياه الشرب ، المنظفات وورق التواليت والمناديل.
• التحكم في تدفق المستند الحالي: إعداد الوثائق اللازمة ، والتقارير ، ومواد العمل اللازمة للعمل الكامل للمكتب ، وحل لحظات العمل والمهام الأخرى ؛
• مراقبة عمل السائق والبريد السريع بشكل يومي ؛
• حسب تعليمات الرأس ، مدير المكتب مسؤول عن توزيع المهام بين الموظفين ، يحدد المهام لهم ، ويلفت انتباههم إلى معلومات العمل الضرورية ، ويحدد مستوى مسؤوليتهم ، ويحلل فعالية النتيجة التي تم الحصول عليها ؛
• حساب وتقدير التكاليف المالية الشهرية لصيانة المكتب ، ومراقبة تنفيذه ؛
• احتفظ بجدول زمني ، عدد أيام وساعات العمل من قبل كل موظف خلال شهر تقويمي ، ونقل الجدول الزمني في الوقت المناسب إلى قسم المحاسبة للحصول على كشوف المرتبات ؛
• مراقبة الامتثال لانضباط العمل: بشأن حقيقة التأخير ، وترك العمل مبكرًا ، وتغيب الموظفين ، وإخطار إدارة الشركة ، والاحتفاظ بسجل للانتهاكات وعدم الالتزام بقواعد اللباس ؛
• تنظيم الاجتماعات ، التسجيل ومساعدة الزوار في حل أسئلتهم.

تشمل الكفاءات الرئيسية لمدير المكتب التحضير للمفاوضات والاجتماعات والاجتماعات وإجرائها:

• يجب أن يقوم بإعداد جميع المواد اللازمة ، ضمان حضور جميع الأشخاص المهتمين بالفعاليات ، والاحتفاظ بمحضر الاجتماع ؛
• إجراء المراسلات مع عملاء وشركاء الشركة ، إرسال المواد
• العمل مع المراسلات المكتبية الواردة والصادرة ، تسجيله ، والمشاركة في الشحن ؛
• تقديم المساعدة والمساعدة للموظفين في حل النزاعات والمواقف المتنازع عليها ؛
• تنسيق العمل المكتبي في نهاية يوم العمل ، تحقق من المعدات المكتبية والإضاءة والأنظمة المنقسمة ومكيفات الهواء لفصلها عن مصدر الطاقة ؛
• في بعض الحالات ، يكون مدير المكتب مسؤولاً عن العثور على موظفين جدد وتوظيفهم (يضع معلومات حول الوظائف الشاغرة الضرورية على مواقع خاصة ، ويبحث في السيرة الذاتية ، ويختار المتقدمين مسبقًا ، ويُجري مقابلة) ؛
• بإعلام العملاء المحتملين كتابيًا أو عبر الهاتف حول تكلفة السلع والخدمات وفقًا لقائمة الأسعار ؛
• يقدم المشورة بشأن موقع أقسام الشركة ، وظائفهم
• يحتفظ بقاعدة عملاء المؤسسات.
• يؤدي واجبات صيانة الموقع ، وضع الإعلانات عن السلع والخدمات وطلب الهدايا التذكارية والطباعة وتوزيع المواد الإعلامية.

لكي تصبح مدير مكتب ، يجب أن يتمتع المرشح بالمهارات الأساسية المطلوبة للقيام بالمهمة ، بالإضافة إلى امتلاك بعض الصفات الشخصية والمهنية.

الصفات الشخصية للإنسان هي المكونات البيولوجية والاجتماعية التي تتكون منها شخصيته. المكونات البيولوجية يتلقى الشخص من الطبيعة ووالديه وأسلافه في شكل مجموعة معينة من الجينات. المكون الاجتماعي - هذه هي البيئة الاجتماعية التي نشأ فيها الشخص وترعرع.

كلا المكونين يشكلان الشخصية والشخصية ، مما يمنح الفرد صفات معينة ، سواء كانت جيدة أو سلبية. من خلال الجمع بين جميع السمات الشخصية للشخص ، يمكنك الحصول على صورة نفسية موضوعية وموثوقة.

تشمل سمات الشخصية الإيجابية سمات شخصية مثل:

• أمانة؛
• المثابرة على تحقيق الهدف المحدد ؛
• الانتباه.
• الانضباط الذاتي
• المسؤولية والتنظيم ؛
• العمل الجاد والمثابرة.
• نبل داخلي
• الموضوعية.
• مؤانسة ، مؤدب ، موقف ودود تجاه الناس ؛
• رباطة الجأش والتفاني والانتباه والالتزام بالمواعيد ؛
• خالية من النزاعات ، والقدرة على حل النزاعات بين الموظفين ، والتفاؤل والإيجابية في كل شيء ؛
• السرعة والذكاء السريع والمساعدة ؛
• النشاط والطموح.

وراء كل سمة من سمات الشخصية هذه التنشئة النفسية والعاطفية للإنسان ، والوراثة ، والبيئة الاجتماعية التي نشأ فيها.

تشمل سمات الشخصية السلبية ما يلي:

• قلة التجمع وعدم الانتباه.
• نظرة كئيبة للحياة ، قلة التفاؤل ؛
• عدم القدرة على جمع الأفكار في الوقت المناسب وحل المهام المعينة باستمرار ؛
• شخصية عدوانية
• ميل للنميمة والتآمر.

الصفات التجارية للشخص هي قدرته على أداء مهام ووظائف عمل معينة.

من خلال صفات العمل ، يمكن للمرء أن يحكم على مدى كفاءة مقدم الطلب في تنظيم عملية عمله ، ومدى أداء واجبات وظيفته. لإدارة مكتب بنجاح ، يجب أن يكون لدى مقدم الطلب ، بالإضافة إلى المعرفة والمهارات ، بعض الصفات التجارية ، والتي تشمل:

• التعليم ، مستوى المهارة ؛
• خبرة في العمل؛
• التعلم السريع والتكيف في الظروف الجديدة ؛
• صرامة تجاه النفس والآخرين ؛
• القدرة على العمل في بيئة متعددة المهام ، وحل العديد من المشكلات في وقت واحد ؛
• التفكير التحليلي ، والقدرة على التفكير بمرونة وخارج الصندوق ، واستخلاص النتائج الصحيحة ، والتعميم ؛
• ذكاء تجاري؛
• مهارات القيادة؛
• الاستعداد للعمل الإضافي.
• المهارات الخطابية والدبلوماسية ومهارات الإقناع ؛
• مهارات الاتصال التجاري.

الصفات المهنية للشخص هي مزيج من الصفات الشخصية والتجارية ، بالإضافة إلى كل تلك المهارات التي اكتسبها خلال حياته المهنية. في أنشطته المهنية ، يجب على مدير المكتب:

• لديهم معرفة معينة ، المهارات والقدرات في المجال إدارة المكاتب؛
• مهنيا تطبيق معرفتك ومهاراتك في الممارسة ؛
• أن تكون قادرًا على العمل مع المستندات ، معرفة مبادئ تنظيم تدفق المستندات ، وقواعد إنشاء الأرشيف ؛
• كن مستخدمًا واثقًا للكمبيوتر ومعدات مكتبية أخرى ؛
• تعرف جيدًا على عملية سير العمل ، العمل مع البريد الوارد والصادر ، ومعرفة قواعد تسجيله ، وتقديم قرارات الرئيس على الفور إلى الأقسام الهيكلية ، ومراقبة المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات الموقعة من قبل موظفي الشركة ، وإرسال المراسلات الصادرة عن طريق البريد أو البريد السريع ؛
• لديهم مهارات الإدارة الإدارية.
• تكون قادرة على الكتابة بسرعة ، معرفة مبادئ وقواعد إعداد مستندات معينة (أوامر ، أوامر ، تعليمات ، مراسيم) ؛
• التخلص الفوري من المعرفة المفيدة (اتصالات خدمات الطوارئ ، كهربائي ، السباكة ، خدمة توصيل الغداء) ؛
• تعرف اللغات الأجنبية (ليس دائمًا) ، على الرغم من أن معرفة لغة أجنبية معينة في بعض الشركات هو الشرط الرئيسي للمرشح ، وفي هذه الحالة يجب على مدير المكتب التحدث بلغة أجنبية وقراءتها وكتابتها بطلاقة ؛
• القدرة على التحدث والكتابة بكفاءة ، عبر عن أفكارك بلغة أدبية جيدة ؛
• ملك مهارات آداب العمل.

لا توجد مؤسسة تعليمية عليا واحدة تقوم بتدريس مهنة مدير مكتب. يمكنك الحصول على تدريب والحصول على دبلوم أو شهادة تدريب مهني في كليات أو مراكز تدريب خاصة أو خاصة بالميزانية.

في الشركات الكبيرة ، كقاعدة عامة ، يريدون رؤية متخصص في هذا المنصب فقط مع تعليم عالٍ ، يمكن للمؤسسات الصغيرة توظيف موظف حاصل على تعليم ثانوي أو ثانوي متخصص لهذا المنصب.

الشيء الرئيسي الذي يهتم به أي صاحب عمل هو خبرة العمل في هذا المنصب ، ومستوى مهارات الكمبيوتر ، ومعرفة المعدات المكتبية والقدرة على العمل عليها ، معرفة أساسيات العمل المكتبي والأرشفة ، معرفة اللغات الأجنبية.

من أجل كتابة السيرة الذاتية بشكل صحيح والحصول على الوظيفة المرغوبة ، أنت بحاجة بالتفصيل ، لكن اذكر بصدق جميع المعلومات عنك: الصفات الشخصية والمهنية والتجارية والخبرة العملية في منصب مماثل ومستوى التعليم.

سيوضح مستوى الأجور المتوقعة لصاحب العمل ما يمكنه تقديمه وما الذي يتقدم المرشح للحصول عليه.

لا تعطي معلومات خاطئة عن خبرة العمل والتعليم - يمكن التحقق من كل هذا بسهولة ، وفي هذه الحالة ستصبح الوظيفة الشاغرة لمقدم الطلب غير متاحة ، وسيتم رفضه ببساطة.

إن التقاط صورة هو لحظة إيجابية بالنسبة لمرشح ما ، يجب أن يعرف صاحب العمل الذي يتم النظر في سيرته الذاتية. مدير المكتب هو وجه الشركة ، وصاحب العمل ليس غير مبال بمن سيمثلها.

تأكد من الإشارة إلى مستوى تعليمك ، غالبًا صاحب العمل لهذا المنصب يأخذ متخصص في التعليم الاقتصادي أو القانوني أو النفسي أو اللغوي العالي.

هذه المعلومات ستكون مفيدة لصاحب العمل.

عند كتابة سيرة ذاتية ، التزم بهيكلها:

• معلومات شخصية - الاسم والعمر وجهات الاتصال ؛
• شخصي - يعتبر القسم اختياريًا لكن الأفضل ملؤه ؛
• المهارات والقدرات الأساسية - حدد البرامج المكتبية التي تمتلكها ، واذكر جميع الدورات التنشيطية والندوات والدورات التدريبية والتدريب الإضافي الآخر الذي أكملته ؛
• خبرة في العمل - ضع قائمة بجميع ممارساتك ، والتدريب الداخلي ، والمشاريع المنجزة ، والبرامج التطوعية ، بترتيب زمني ، وضّح المؤسسات التي عملت فيها من قبل ، والتعليم والتدريب (تعكس جميع البرامج التعليمية والتوجيهات التي تخرجت منها) ؛
• التوصيات - في هذا القسم ، حدد أسماء الأشخاص الذين يمكنهم تزكية صاحب عمل جديد وجهات اتصالهم ، وقدم ملاحظات إيجابية عنك.

إذا كان متقدم ليس لديه خبرة في العمل يتقدم لشغل منصب مدير المكتب ، فمن الأفضل عدم تضمين هذا القسم في السيرة الذاتية على الإطلاق. ليست هناك حاجة لإظهار صاحب العمل نقص المعرفة والمهارات. في هذه الحالة ، من الأفضل وصف صفاتك الشخصية والتجارية ، ونوع التعليم الأساسي والإضافي لديك (الندوات والدورات التدريبية).

كخبرة في العمل ، يمكنك الإشارة إلى الممارسة الصناعية والتدريب قبل الدبلوم والمهارات في تنظيم أحداث معينة والمشاركة في الأولمبياد والمؤتمرات والمسابقات وجميع أنواع الاختبارات. إذا كان لديك أي إنجازات ونجاحات مرتبطة مباشرة بالعمل المستقبلي ، فتأكد من ذكر هذه المعلومات في سيرتك الذاتية.