إدارة الوقت: التعريف والتقنيات والتعلم

ليس من الضروري على الإطلاق امتلاك آلة زمنية من أجل إدارة وقتك بشكل صحيح ، ولكن الأمر يستحق التعرف على قواعد توزيع القوات بالثواني. خاصة بالنسبة لأولئك الذين لا تعتبر عبارة "الوقت هو المال" عبارة فارغة ، ولكنها شعار حياة. إذا كنت أحدهم ، فمن الضروري أن تتقن مهارات إدارة الوقت الأساسية على الأقل.

إدارة الوقت المترجمة حرفيا من الإنجليزية هي "إدارة الوقت". هذا لا يعني أنه بعد إتقان مثل هذا الفن ، ستتمكن من الانتقال إلى الماضي أو المستقبل. تتمثل الوظيفة الرئيسية لإدارة الوقت في جعل كل دقيقة من حياتك فعالة. ولا يتعلق الأمر فقط بالعمل ، إنه نظام كامل يجمع العديد من عناصر حياتنا. بعبارات بسيطة ، تحدد إدارة الوقت جدولنا الزمني لليوم أو الأسبوع أو الشهر أو حتى السنة.

لا تعتقد أن هذا التعريف والمفهوم يستخدمان فقط في الأعمال التجارية. غالبًا ما لا يكون لدى ربات البيوت الوقت الكافي لإكمال جميع الأعمال المنزلية. وغالبًا لا يحدث هذا على الإطلاق لأنهم لا يمتلكون القوة الكافية ، فهم ببساطة لا يخصصون الوقت والجهد بشكل صحيح.

بادئ ذي بدء ، تُستخدم إدارة الوقت لزيادة الكفاءة الشخصية لكل موظف على حدة في مكان عمله ، ونتيجة لذلك ، لزيادة إنتاجية المؤسسة بأكملها ، سواء كانت مصنعًا للأدوات الآلية عالية التقنية أو صالون تجميل. من أجل اختيار النوع المناسب من إدارة الوقت الذي سيستخدمه هذا الفرد أو ذاك ، يجب عليك أولاً دراسة ليس فقط أهدافه وغاياته الشخصية ، ولكن أيضًا الصفات الشخصية ومربع الأهداف وحتى الإيقاعات البيولوجية.

إذا قمت بحساب جميع الموارد البشرية بشكل صحيح ، فسيكون لدى أي شخص ، حتى المتخصص الأكثر انشغالًا وتطلبًا ، دائمًا وقتًا كافيًا للعمل والراحة.

المبادئ الأساسية لعمل إدارة الوقت هي توزيع الحمل على نفسك والوقت بشكل صحيح. من الضروري إبراز المهام الرئيسية والتخلص من "آكلي الوقت". من بين الأشياء التي تمتصها الاتصالات على الإنترنت أو في المكتب التي لا تعني لك شيئًا ، أو مشاهدة الأخبار غير الضرورية أو الرسائل الإعلانية التي تصل إلى بريدك أو في شكل رسائل نصية قصيرة ، أو استراحات عديدة للتدخين أو استراحات لتناول الشاي ، وما إلى ذلك.

قبل أن تحصل على جدولك الزمني بشكل صحيح ، تحتاج إلى تحديد الأولويات. مؤلف إحدى الطرق الأكثر شهرة وفعالية لهذا هو الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة الأمريكية ، دوايت دي أيزنهاور. الخلاصة هي على النحو التالي. قسّم جميع الأنشطة المخطط لها إلى 4 أجزاء:

• عاجل ومهم
• عاجل لكن غير مهم ؛
• مهم ولكن ليس عاجلاً ؛
• ليست عاجلة وغير مهمة.

أولاً ، دعنا نفصل القمح عن القشر ونختار ما نحتاجه حقًا. هل تحتاج حقًا للذهاب إلى المتجر غدًا مع صديقة لمساعدتها في اختيار هدية عيد ميلاد لأمها؟ ربما يمكنها التعامل بهدوء مع هذه المهمة بمفردها؟ ستقضي هذا الوقت في شيء يستحق حقًا جهودك. أ تذكر عدد الساعات التي قضيتها في محادثات لا معنى لها مع نفس الصديق على الهاتف ، وتخيل الآن كم كان يمكنك القيام به خلال هذا الوقت.

كم ساعة في اليوم تقضيها في مشاهدة صور الأشخاص الذين تعرفهم على الشبكات الاجتماعية؟ لكن هذا ليس وقتك الثمين فحسب ، بل هو أيضًا المشاعر التي يمكن استخدامها بشكل أكثر فاعلية. الأمر نفسه ينطبق على "الجلوس" بلعب ألعاب السوليتير وغيرها من وسائل الترفيه "المثيرة".

من المستحيل فهم ضخامة هذا الأمر ولكي لا تشعر بالاكتئاب من حقيقة أنك لا تفعل شيئًا دائمًا ، لا ترفع المستوى في البداية. قم بتضمين الخطة تمامًا بقدر ما هو واقعي للتنفيذ واترك دائمًا القليل من الوقت في الاحتياط، بحيث يكون لديك الوقت للتعامل مع كليهما عند مواجهة عقبات غير متوقعة أو مشاكل ملحة.

قبل الشروع في مهمة معينة ، حدد الهدف الذي تسعى لتحقيقه. لماذا تحتاج إلى مسح سطح المكتب الخاص بك للمرة الخامسة في الأسبوع؟ هل أنت مؤيد للنظافة الكاملة؟ هل هذا صحيح أم أنك تريد فقط تشتيت انتباهك عن العمل بقطعة قماش مبللة؟ لماذا ذهبت لصب الشاي للمرة العاشرة في اليوم ، هل أردت حقًا شربه ، أم كان هذا يشتت انتباهك عن مهامك الرئيسية؟

فارق بسيط آخر يجب أن يؤخذ في الاعتبار من أجل تحقيق الهدف في الوقت المحدد هو عدم المبالغة في تقديره. افهم سبب قيامك بمشروع كبير. ما الذي تريد تحقيقه - المال ، أو الشهرة ، أو الشرف من الزملاء ، أو الترقية. فقط من خلال فهم الهدف الحقيقي ، يمكنك تحفيز نفسك تمامًا والانشغال بالعمل دون تشتيت انتباهك بأشياء غريبة.

استخدم كل انتصار كوقود لرحلتك القادمة. امنح نفسك "درجات" أو علق "ميداليات". إذا أغلقت مشروعًا في الوقت المحدد أو فعلت ذلك مسبقًا ، فلا تأخذ المشروع التالي على الفور ، واستمتع بلحظة "الانتهاء" ، وتذكر هذه المشاعر ، وبعد ذلك فقط يمكنك المضي قدمًا. تذكر أن تكافئ نفسك على العمل الجيد.

لا تمسك بكل شيء. ليس لديك عشرة أيادي ولديك رأس واحد فقط. عند التعامل مع العديد من الأشياء في نفس الوقت ، فإنك تخاطر بعدم إكمال أي منها ، على الأقل لن تكون قادرًا على القيام بذلك بشكل نوعي. إنه مثل تعلم قصيدة وحل مشكلة فيزيائية في نفس الوقت. هذا ، كما ترى ، غير واقعي. إنه نفس الشيء في العمل.

و هنا في المنزل ، لتوفير الوقت والجهد ، يمكن الجمع بين بعض الأشياء. بعد كل شيء ، أثناء غليان البطاطس أو تبريد البيض للسلطة ، من الممكن تمامًا مسح الغبار من حافة النافذة أو تنظيف الأرضية في المطبخ ، على سبيل المثال.

لا تدع عملك يأخذ مجراه. ضع خطة عمل يومية. من الناحية المثالية ، يجب أن يتم ذلك في الليلة السابقة. عند جدولة اليوم التالي ، لا تنس أن حالة القوة القاهرة قد تنشأ في أي وقت. ستحتاج إلى اصطحاب والدتك إلى المستشفى أو اصطحاب طفلك من المدرسة مبكرًا. امنح نفسك دائمًا وقتًا لهذه "الاحتمالات". إذا لم تكن بحاجة إليه لتلبية هذه الاحتياجات ، فقم بإنفاقه على أنشطة إضافية.

نقطة أخرى مهمة. تأكد من أخذ بعض الوقت للراحة. الاستراحات ضرورية. يجب أيضًا تضمين فترات توقف للتمارين السهلة واستراحة الغداء وحتى الاتصال بالطفل في جدولك.

بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى تأليفه ، مع مراعاة النظم الحيوية الخاصة بهم... إذا كنت من محبي الصباح ، فقم بتعيين أصعب المهام في بداية اليوم ، واترك النصف الثاني للأنشطة التي تتطلب أقل مجهود بدني وعقلي وأخلاقي. إذا كنت "بومة" ، وبدأ رأسك في العمل مع اقتراب وقت الغداء فقط ، فقم بأبسط المهام في الصباح ، واتخذ قرارات مهمة عندما يكون جسمك ممتلئًا بالطاقة الحيوية.

غالبًا ما تعني كلمة "استثمار" الاستثمارات المالية. هل ستستثمر في شيء لن يجلب لك دخلاً أبدًا؟ لن يعطي أحد روبل للمصنع الذي دمر أمس ، لأن هذا استثمار ميت. إنه نفس الشيء مع الوقت. توقف عن وضعها حيث تطير مثل الأنبوب. بدأ برنامج حواري آخر بموضوع مثير للاهتمام على شاشة التلفزيون ، قم بإيقاف تشغيل الشاشة بشكل عاجل. اسأل نفسك لماذا تحتاج هذه المعلومات؟ مجرد؟ فلماذا تضيع وقتك الثمين على هذا؟

اتصلت صديقة وبدأت تتحدث مرة أخرى عن زوجها الأحمق؟ قم بإنهاء المحادثة بسرعة ، وأنصح صديقك بالاتصال بطبيب نفساني أو التسجيل في موقع مواعدة.

إذا اتبعت جميع القواعد المذكورة أعلاه ، وما زلت لا تملك الوقت الكافي ، فجرب إحدى التقنيات التي تم تطويرها في أوقات مختلفة من قبل كل من المتخصصين في إدارة الوقت والأشخاص "العشوائيين". من أكثر الطرق انتشارًا في جميع أنحاء العالم هي تقنية "الطماطم". تم اختراعه من قبل طالب إيطالي عادي لم يكن لديه وقت للتحضير للامتحانات.

ذات يوم قرر السيطرة على نفسه ووقته. للقيام بذلك ، استخدمت أداة المطبخ الأكثر شيوعًا - مؤقت على شكل طماطم (ومن هنا جاء اسم تقنية بسيطة). بدأ الموقت لمدة 25 دقيقة وخلال هذا الوقت كان يعمل فقط في دراسته. تخيل دهشته ، لأنه حرفيًا كان لديه الوقت الكافي للاستعداد. حاول أن تفعل الشيء نفسه.

ابدأ الموقت (المنبه) لفترة زمنية محددة ، لا تؤدي خلالها سوى مهمة واحدة محددة. لا يجب أن تشتت انتباهك عن هذه المهمة ، لا من خلال مكالمة هاتفية أو إشعار برسالة جديدة عبر البريد الإلكتروني أو أي شيء آخر. في القريب العاجل ستشعر أنك تتجه نحو هدفك بشكل أسرع من ذي قبل.

اشعر وكأنك صانع جبن يستخدم طريقة أخرى شائعة لإدارة الوقت تسمى الجبن السويسري. يتم استخدامه في حالة عدم تمكنهم من البدء في تنفيذ مشروع كبير بأي شكل من الأشكال. في هذه الحالة ، يُقترح تقديم هذا المشروع بالذات على شكل قطعة جبن مربعة والبدء في صنع الجبن السويسري منها مع العديد من الثقوب الكبيرة. كل ثقب هو مهمة محددة يجب إكمالها من أجل الحصول على النتيجة النهائية.

إذا كنت لا تعرف أي طرف تبدأ منه ، فجرب "الثقب" الأول الذي يظهر عشوائيًا. بذل القليل من الجهد وبعد ذلك كل شيء سوف يسير كالساعة. الشرط الوحيد هو عدم ترك ما بدأته. دع ما تم فعله يبدو أنه جزء صغير جدًا مما تم تصوره ، ولكن انتقل إلى أي مرحلة ، فقط بعد أن قررت بدقة أنك ستتعامل معه "في جلسة واحدة". خلاف ذلك ، بدلًا من وجود العديد من الثقوب في الجبن ، ستحصل على حفرة كبيرة واحدة ، تشبه الهاوية ، حيث سينخفض ​​فيها الوقت والطاقة.

اتبع بدقة قاعدة الموعد النهائي. جاء المصطلح إلينا من أمريكا. ترجمتها حرفيا ، وهذا يعني "الموعد النهائي". ويعتقد أنه في البداية كان هذا هو اسم الطابور في السجن الذي عبره السجين وقتل على الفور. في الأماكن غير البعيدة ، لم يتم استخدام هذه الأساليب لفترة طويلة ، ولكن في بيئة الأعمال التجارية أصبحت منتشرة على نطاق واسع. في العالم الحديث ، الموعد النهائي هو خط في الزمكان لا يمكن تجاوزه بأي شكل من الأشكال.

تحظى هذه التكنولوجيا بشعبية خاصة بين أولئك الذين يعملون عن بعد. لا يوجد أحد "يناسبهم" ، لذلك عليك أن تضع إطارًا لنفسك. غالبًا ما يتم استخدامه أيضًا للأشخاص في المهن الإبداعية - الصحفيين أو المبدعين الإعلانيين. ومع ذلك ، يحتوي الموعد النهائي أيضًا على مرحلة وسيطة - الخط الأحمر (يُترجم على أنه "خط أحمر"). هذه هي الفترة التي تحتاج فيها إلى تسليم العمل التقريبي - يلزم الوقت المتبقي لتصحيح الأخطاء والمراجعات والتعديلات التي يمكن للعميل إجراؤها.

في بعض الأحيان لا يمكننا الوصول إلى المهمة لمجرد أنها تبدو مربكة لنا ، مثل الفيل. لتسهيل الأمر على نفسك ، قسّم الحجم الكبير إلى قطع صغيرة. تبدأ صغيرة.

على سبيل المثال ، تحتاج إلى القيام بتنظيف عام لمنزل ريفي أو تجديده. كلاهما يبدو مهددًا. وإذا قمت بتقسيم العملية إلى خطوات صغيرة؟ اصنع طاولة حيث سيكون الإصلاح في الأعلى (التنظيف العام) ، ثم العناصر الفرعية: النوافذ والأبواب والأرضيات والأثاث وما إلى ذلك. موافق ، بهذه الطريقة لم يعد العمل صعبًا للغاية. لذلك ، لا تصنع فيلًا من الذبابة.

الطريقة الإلهية "كايروس". اعتبر الإغريق القدماء أن كايروس هو إله اللحظة السعيدة. قرر الخبراء في مجال إدارة الوقت أن الإنسان الحديث في طريقه معه. يتمثل جوهر الطريقة في عدم إضاعة وقت منفصل على ما يمكن دمجه مع أشياء أخرى. على سبيل المثال ، تحتاج إلى شراء هدية لأمك في الثامن من مارس. حدد المكان الذي تريد القيام به ومعرفة ما إذا كان لديك عمل آخر في هذه المنطقة من المدينة في أي وقت قريب.

قد تتمكن من الجمع بين 3 أو 4 أهداف في وقت واحد في مكان واحد (اذهب إلى البنك لتجديد حسابك ، واشترِ منتجًا جديدًا ، وما إلى ذلك). الشيء نفسه ينطبق على اجتماعات العمل. قبل الذهاب إلى المفاوضات ، قم بصياغة جميع الأسئلة والاقتراحات التي تراكمت لديك للمحاور. من الممكن أن تكون مكالمة هاتفية أو اجتماع وقت الغداء كافيين لحلها. ولا تنس معرفة ما إذا كان لديك أشياء أخرى للقيام بها أينما ذهبت.

يمكنك تجربة جميع النصائح التي قدمناها في هذه المقالة ، ولكن يجب اتباع أبسط التمارين أولاً. على سبيل المثال ، اجعل من القاعدة عدم إعادة ترتيب المنبه بمجرد رنينه. لن تتمكن من النوم خلال 5 أو حتى 10 دقائق ، لكنك قد تتأخر عن العمل ، وبعد ذلك ستشعر بضيق الوقت طوال اليوم ، ولن تتمكن من القيام بكل شيء.

بشكل عام ، لا توجد أسرار خاصة في كيفية توفير الوقت. فيما يلي بعض التوصيات الإضافية.

• استخدم مهارات زملائك أو أفراد عائلتك. شارك عملك معهم - تفويض السلطة. سيسعد الباحث الصغير بالتأكيد بمساعدتك ، وسوف يتعامل الزوج (الابن ، الابنة) تمامًا مع الأعمال المنزلية الأساسية ، مثل إخراج القمامة أو شراء الخبز.
• إذا قررت أن تجعل إدارة الوقت أسلوب حياة ، من الأفضل الخضوع للتدريب في ندوة خاصة أو دعوة متخصص في هذا المجال إلى الشركة لتحسين سير العمل.

كمكافأة لقراءة هذا المقال ، إليك اختراق آخر للحياة من أجلك. مرة واحدة في الشهر على الأقل ، ويفضل أن يكون ذلك أسبوعيًا ، رتب لنفسك "يومًا نظيفًا" ، يجب أن تقضيه بدون هاتف ، أو التواصل عبر البريد الإلكتروني أو في برامج المراسلة الفورية. هذا هو العمل الفذ مع فترات راحة قصيرة للراحة ، وخلالها يجب عليك "تنظيف" جميع الحالات ، إذا لم يكن لديك وقت كافٍ لشيء ما في غضون أسبوع (شهر) فجأة.