أنواع محادثة العمل

أنت بحاجة إلى معرفة كيفية إجراء محادثة عمل بشكل صحيح. يجب أن تكون قصيرة وغنية بالمعلومات. أثناء محادثة عمل ، يتم النظر بشكل أساسي في قضايا مثل زيادة التعاون والتوظيف ومجموعة متنوعة من المعاملات.

بادئ ذي بدء ، محادثة العمل هي اتصال شفهي بين زوج من الأشخاص الذين ينوون إبرام علاقة عمل أو تقويتها أو إنهائها. ثانيًا ، يعني التواصل اللفظي بين المحاورين الذين لديهم السلطة لحل مشكلات العمل ومشاكل العمل. ثالثًا ، بمساعدة المحادثة ، يتم تحقيق النتيجة بسرعة أكبر.

محادثة العمل هي نوع من الاتصال اللفظي ، وعلى عكس طرق الاتصال الأخرى ، مثل الاجتماعات والمراسلات التجارية والمحادثات الهاتفية ، فهي تتمتع بعدد من المزايا:

• تتيح لك محادثة العمل التركيز على المحاور أو مجموعة الأشخاص المشاركين فيها ، مما يعني أنها موجهة بشكل شخصي.
• يتم الاتصال المباشر في بيئة مريحة لكلا الطرفين ، وهذا يؤدي إلى سرعة البحث عن حلول للمشاكل.
• كما أن الجو المريح يخلق ظروفًا أكثر ملاءمة لإقامة علاقات شخصية قوية ، مما يؤدي في عملية العمل إلى تسهيل التواصل بين الأطراف.
• فرصة جيدة لاتباع نهج أكثر مرونة تجاه موضوع النظر.
• تقليل الوقت المستغرق ، لأن المحاور يتفاعل مع التصريحات فورًا ، مما يساهم في سرعة تحقيق الأهداف المحددة.
• من الأسهل بكثير إقناع المحاور شخصيًا بصحتك وصلاحية الوظيفة المطلوبة ، مما سيؤدي إلى قبول عرض أكثر فائدة لك.
• يتزايد مستوى كفاءة المدير باستمرار بسبب النظر في التعليقات والتقييمات من الجانب الآخر.

المهام التي يتم إنجازها من خلال إجراء محادثة متنوعة للغاية.

تحتوي محادثة العمل على عدد من الوظائف الضرورية للمفاوضات. وتشمل هذه:

• يمكن للعاملين في منطقة واحدة مناقشة القضايا الملحة على الفور وإيجاد حل لها ؛
• كونك في نفس الغرفة ، يبحث الشركاء بشكل مشترك عن حلول ، كما يتم النظر في أفكار مختلفة للتحرك نحو الهدف ؛
• احتمال كبير لإبرام صفقات مربحة للأعمال ؛
• يتم تنسيق الأنشطة التجارية الحالية ، مما يؤدي إلى مراقبة جودة المهام التي يتم تنفيذها ؛
• يسهل الحفاظ على جهات اتصال العمل عند مستوى مناسب أثناء المحادثة ، وليس أثناء المراسلات ؛
• هناك تحفيز للموظفين من خلال الأفكار التحفيزية للمشاركة النشطة في الأعمال التجارية.

يمكن إجراء مقابلات العمل في ثلاث مواقف مختلفة: تعيين موظف جديد ، أو طرده ، أو إجراء محادثة مفيدة حول الانتهاكات التأديبية.

يتم إجراء مقابلة العمل بتنسيق سؤال وجواب ، وهو أشبه بإجراء مقابلة. الشيء الرئيسي هو الحصول على معلومات موثوقة عن الموظف الجديد من أجل التعرف على صفاته المهنية.

المهام الرئيسية للمقابلة عند التقدم لوظيفة:

• معرفة سبب بحث الشخص عن عمل ؛
• تحديد كفاءته في مجال العمل المطلوب ؛
• لتحديد نقاط ضعفه وقوته ، سمات الشخصية الرئيسية ، ربما ، خصائص المزاج ؛
• التعرف على الإنجازات التي حققها الموظف في الماضي ؛
• اسأل عن الراتب الذي يتوقعه ؛
• تحديد التعليمات التي يتوقعها من السلطات ؛
• تحديد نوع الرؤساء الجيدين والفاعلين بالنسبة له.

تنقسم المحادثة عند إقالة الموظف من العمل إلى نوعين: الفصل من تلقاء نفسه والإكراه (بسبب تخفيض عدد الموظفين ، وما إلى ذلك).

عند إجراء النوع الأول من المحادثة ، من الضروري:

1. تحديد السبب الحقيقي لفصل الموظف.
2. حدد كيف كان الدافع وراء هذا القرار (ربما عدم الرضا عن عملية الإنتاج أو عدم الانتباه من جانب المدير والاستياء من الزملاء).
3. اكتشف ما لا يناسبه في العمل والعكس صحيح. المرحلة الثالثة هي الأكثر إفادة.

تكمن الحاجة إلى مثل هذه المحادثة في المهمة الرئيسية للرؤساء - العناية بتصحيح الأخطاء في أنشطة الإدارة ، ومراقبة ذلك في كل مستوى من مستويات الإنتاج.

يُطلق على المحادثة مع موظف يجب فصله من العمل "محادثة وداع" في الأدبيات الأجنبية الخاصة. يتم المضي قدما بشكل مختلف:

1. لا يتم تحديد موعد المحادثة أبدًا قبل عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات ، لأن هذا يمكن أن يفسد الحالة المزاجية ويؤثر ليس فقط على الموظف نفسه ، ولكن أيضًا على أسرته وأحبائه.
2. لا يتم إجراء المحادثة في مكان عمل الموظف ، وكذلك في غرفة يعمل فيها عدد كبير من الأشخاص ، وهذا يحمل عبئًا عاطفيًا كبيرًا على المرؤوس ، مما قد يترتب عليه عواقب معينة.
3. تستمر المحادثة لمدة 20 دقيقة ، لأن الموظف ، الذي سمع الأخبار غير المواتية ، لم يتم ضبطه عاطفياً للاستماع إلى ما يقال له والتفكير في الحقائق المختلفة التي يحاول المدير نقلها ، أدخل الموقف.
4. يجب أن يكون الرؤساء دقيقين في العرض التقديمي وأن يكونوا صحيحين ، وإلا فقد تطغى الشكوك على الموظف حول عدالة الكلمات التي يتم التعبير عنها ، مما سيؤدي إلى نزاعات واستئناف ضد القرارات. يمكن للأشخاص العاطفيين بشكل خاص أن ينفجروا في البكاء على الفور.

في الممارسة الأجنبية ، هناك "برنامج إعادة تأهيل" خاص لأولئك المسرحين. من الناحية العملية ، يبحث الرؤساء عن أماكن مجانية في مؤسسة أخرى حتى لا يستسلم الموظف اليائس في قوته. كما يُعتقد أن هذا البرنامج مفيد للحفاظ على مستوى سلطة المفصولين في نظر الزملاء والأسر.

في المقابل ، تجري المحادثات التأديبية في حالة انتهاك أي قواعد. تتطلب تقييمًا نقديًا لعمل الموظف من جانب الرئيس. لذلك ، تتطلب مثل هذه المحادثة:

1. يلتزم المدير بالحصول على جميع المعلومات اللازمة عن الموظف ومنصبه من أجل تجنب المواقف الخاطئة. يجب أن يكون توصيف الموظف دقيقًا وواسع النطاق قدر الإمكان.
2. يجب تقديم المعلومات بدورها ، لأن المحادثة المنظمة بشكل جيد تؤدي إلى فهم أفضل للمشكلة من جانب المرؤوس.
3. هناك قاعدة واحدة: لا يمكنك انتقاد شخصية الجاني ، يتم الاهتمام فقط بالمهمة المكتملة بشكل غير صحيح. يجب أن ينطبق هذا التعريف دائمًا.

الأداة الرئيسية هي القدرة على طرح الأسئلة. يجدر دائمًا الالتزام بمجموعة القواعد الأساسية للاتصال الفعال بالكلام:

• من الضروري إقامة اتصال صحيح وواضح مع المحاور المقدم لك من أجل تحقيق نتيجة جيدة ، وتقليل وقت الاتصال غير الضروري.
• من الضروري مراعاة نوع العمل الذي يقوم به ، وتحديد صلاحياته الرسمية ، وطرح سؤال حول حدود منطقة العمل ، من أجل معرفة ما هو الموظف المسؤول عنه بالضبط.
• الخبرة الحياتية وخبرة العمل ، بالإضافة إلى اهتماماته خارج مجال العمل ، يجب دائمًا مراعاة عملية تفكيره. كل شخص هو فرد ، مما يعني أن كل شخص يحتاج إلى نهج خاص به. لن تعمل طريقة العبارات المبتذلة هنا ، فأنت بحاجة دائمًا إلى التفكير.
• يجب أن يعامل العامل باحترام ، وعدم الالتفات إلى عيوب الكلام المحتملة أو العيوب الخارجية.
• الهدف الرئيسي من محادثة العمل هو عملية تقديم المعلومات ، يجب أن تكون منظمة بشكل واضح وفقًا للخطة ، ولا تخف من طرح أفكارك ، ودحض حجج المحاور ، واختيار الحجة الصحيحة ، وصياغة بياناتك بدقة ، و لا تصب الماء. تذكر أن القرار يتبع دائمًا المناقشة.

• إذا كنت تسعى جاهدًا لفهم طبيعة المشكلة التي نشأت بشكل أفضل ، فيمكنك تجنب المحادثات المطولة وغير الضرورية "حول وحول" ، وهذا سيساعدك على التأثير على الشخص أو مجموعة الأشخاص المشاركين في محادثة العمل بقوة أكبر.
• سيقودك العرض الصحيح والصياغة الصحيحة للمشكلة إلى تقييمات يمكن أن تحفز المحاور على التعبير عن موقفه من المشكلة ، أو تحفزه على البحث عن حلول ، وتحريره ، وإجباره على طرح فكرة. يجب أن يكون التصنيف واضحًا.
• سيساعدك التنظيم الصحيح للحوار على فهم خصمك بشكل أفضل ، ويساعدك على تجنب المآزق أو المواقف التي يمكن أن تثير الغضب أو الإزعاج أو الانزعاج. سيساعد ذلك في الحفاظ على أفضل جو للمحادثة وترك انطباع لطيف بعد ذلك.

من الواضح أن قواعد التحضير للمحادثة قد تختلف ، ولا يمكن اعتبار أي منها معصومًا عن الخطأ. كل هذا يتوقف على تطور الوضع. ومع ذلك ، سيكون من المفيد الإشارة إلى خيارات الإعداد التالية:

• بادئ ذي بدء ، وهذا يشمل وضع خطة مقابلة ؛
• ثم جمع ومعالجة المواد المستلمة من أجل زيادة الكفاءة في السؤال الرئيسي ؛
• لديك دائمًا الحق في تحرير المعلومات الموجودة ، لأن محادثات العمل هذه تم اختراعها.

يمكن أن يؤثر اختيار المكان المناسب للمقابلة بالتأكيد على نتيجة المقابلة. هناك العديد من الأساليب التي تختلف حسب الموقف. قد تتم دعوة شخص ليس موظفًا في شركتك لإجراء مقابلة خارج مبنى المكتب.

مثال آخر: الاجتماع في مكتب المحاور ، وعادة ما يسمى هذا غرفة خاصة. يجب أن تكون مجهزة بكل ما تحتاجه. يجب أن تكون البيئة المحيطة بك ومحاورك مريحة قدر الإمكان ، والعامل الرئيسي هو الهدوء.

افصل جميع الهواتف. حذر زملائك ، السكرتير ، من الاجتماع المزمع ، لأن الغرباء ، المكالمات الهاتفية غير الضرورية مزعجة ببساطة ، يمكن أن يتداخل ذلك مع تحقيق مجموعة المهام ، ببساطة يتدخل في العملية.

هناك العديد من القواعد "الافتراضية" التي يمكن أن تؤثر بمهارة ، ولكن يمكن أن تؤثر بشكل كبير على نتيجة محادثة العمل. غالبًا ما تؤدي الأساليب المستخدمة إلى نتائج إيجابية. من الضروري تطبيق النماذج الأساسية لسلوك الشركاء أثناء المحادثة. ستساعدك مبادئ الأعمال الهيكلية أيضًا على الارتقاء في سلم الشركة.

ليس من الضروري مقابلة الموظفين في مكان العمل. يمكن أن يكون مكان الاجتماع مطعمًا ومقهى وناديًا وحتى منزلًا. الهدف الذي يجب متابعته هو الراحة. إنها الراحة التي تساعد على تحقيق أفضل نتيجة. لكن لا يجب أن تبتعد كثيرًا ، إذا بدا الموقف أشبه بـ "الحميمية" ، فقد يؤدي ذلك إلى النتيجة المعاكسة.

الوقت الذي تقرر فيه إجراء محادثة عمل هو نقطة مهمة للغاية. فقط بعد التفكير في هذه النقطة ، يجب عليك تحديد موعد. سيساعدك هذا ويلعب في يديك ، إذا كنت تريد تبديل المبادرة إلى جانبك ، بالطبع ، وبالتالي سيكون الوضع نفسه أسهل في التحكم.

بعد أن تقرر المكان والزمان ، عليك أن تحدد لنفسك أهدافًا معينة ستحققها أو ترغب في تحقيقها ، ثم قم بتطوير استراتيجية تتبعها لهذا الغرض ، ثم قم بصياغة هيكل المحادثة. من المهم أيضًا مراعاة موقع المشاركين. التكنولوجيا الرئيسية هي أنه يجب عليك النظر إلى المحاور مباشرة وعلى نفس المستوى.

حقائق تساهم في نجاح محادثة عمل. بادئ ذي بدء ، يجب أن يشمل ذلك الاحتراف ، بعد كل شيء ، فإن الكفاءة في المجال المختار والرؤية الواضحة للمشكلة هي التي ستساعدك على التسامح والتعامل بسرعة مع المهام وتحقيق الهدف المطلوب.

• سيكون التركيز المستمر على النتيجة هو ميزتك ، فقط السعي المباشر لتحقيق الهدف يؤدي إلى تحقيقه ، ولن يتغير شيء إذا واصلت الاستلقاء على الأريكة.
• الإيقاع ، من الضروري تحديد المهام والأهداف بوضوح من أجل اتباع الخطة بوضوح.
• التشبع في التفكير سيخلق انطباعًا بأنك الشخص الأكثر اهتمامًا ، وستحصل على "الفطائر".
• لكن لا تنسَ إطار عمل نقل المعلومات ، على الرغم من أن القليل من الفكاهة سيظل مناسبًا.
• لا تخف إذا لم تسر المحادثة بسلاسة على الفور ، فغالبًا ما يكون سبب الفشل ليس فقط فيك ، ولكن أيضًا في مزاج محاورك.
• كيف تقدم المعلومات مهم جدا. تحتاج دائمًا إلى اختيار الكلمات الصحيحة. يجب أن تكون الحجج قوية. المزاج لطيف. هناك ثقة في الصوت.

• يجب تجنب الحجج والتوتر غير الضروري في المحادثة. بادئ ذي بدء ، قم بتقييم الموقف بهدوء ، حاول توجيه المحادثة في الاتجاه الصحيح بمساعدة توضيح الأسئلة. يجب ألا تظهر الشك الذاتي أو عدم الدفاع باسم الهدف - لإقناع أو إقناع المحاور.
• الأحكام القاطعة غير المقيدة ستفسد جوهر المحادثة ، ولا ينبغي نسيان ذلك. لا يمكن أن يتفق الناس في كثير من الأحيان ، لأن "كم من الناس - الكثير من الآراء". اعثر على حل وسط ، لطالما كانت هذه هي أفضل طريقة للتعامل مع الأسئلة والمشكلات غير العادية.
• إذا كان عليك الرد على الاعتراضات المثارة ، فحاول أولاً كسب الوقت والسماح للمحاور بالإجابة على أسئلتهم بشكل مستقل ، وربما دحضها.
• لهذا ، فإن الرفض غير المباشر للمشكلة مناسب ، والاستماع إلى عدة اعتراضات ، من أجل فهم الشيء الرئيسي ، من الضروري مواصلة الحديث بنبرة هادئة ، ويجب تخفيف الصياغة إذا لم تنتظر الإجابة ؛
• لن تساعدك التحيزات والأحكام الشخصية ؛

• لا ينبغي التسرع في الاستنتاج ، لأن هناك فرقًا بين الحقيقة والرأي ؛
• في الحالات التي يحاول فيها المحاور "استفزازك" بغرور واضح ومحاولة المجادلة ، يجب أن تتخذ موقف "الانتظار" وتنتظر حتى يصل هو نفسه إلى طريق مسدود ؛
• لا تنس: يجب أن يتبع القرار المناقشة دائمًا ، وإلا فقد ينتقدك المحاور ، أو يوافق على كل ما لن يؤدي إلى نتيجة جيدة.

المحادثة المنظمة بشكل صحيح هي مساعدك المخلص. للقيام بذلك ، تحتاج إلى الاستعداد للمحادثة مقدمًا ، وتعيين مكان ووقت الاجتماع ، وإعداد الإدخال الصحيح للاتصال بالمحاور ، وصياغة بيان المشكلة بشكل صحيح ، وتحديد الحجة الصحيحة أو دحض حجج المحاور ، تحليل خيارات الخروج البديلة ، واختيار الحل الأمثل ، وإصلاح الاتفاقية ، وداعًا بشكل صحيح.

في نهاية المحادثة ، يجب عليك تحليل أساليب الاتصال الخاصة بك ، وكذلك نتيجة المحادثة.

يتطلب تعيين الموظفين قدرًا معينًا من الجهد والمعرفة والخبرة من المدير. لتعقيدات إجراء محادثة عمل في مقابلة ، انظر أدناه.