آداب وأخلاق العمل

واقع الأعمال الحالي هو أن 15٪ فقط من رواد الأعمال المتوسطين والكبار يسعون إلى تعزيز مكانتهم في السوق لتحقيق الهدف. ولهذا السبب تتضاعف أهمية آداب العمل ، لأن عدم الامتثال لقواعدها ، لعدد من الأسباب الأخرى ، يؤدي غالبًا إلى تمزق علاقات العمل المفيدة.

في تفسير واسع ، الأخلاق هي مجموعة من المواقف العامة التي تهدف إلى تنظيم العلاقات الاجتماعية. وفقًا لذلك ، تتناول أخلاقيات العمل القضايا المتعلقة بالترتيب المقبول وأسلوب التفاعل في مجال الأعمال.

تفاصيل الجوانب الأخلاقية للعلاقات التجارية هي آداب العمل ، بما في ذلك ، على سبيل المثال ، إجراءات التفاوض ، وقواعد سلوك الشركة ، وتقاليد وطقوس العمل ، وعناصر التبعية ، وأخلاق وأنماط الاتصال والكتابة ، وكذلك قضايا الصواب في التعامل مع الشركاء وزملاء العمل.

تكمن أهمية الأخلاق وآداب السلوك ، كجزء لا يتجزأ منها ، في حقيقة أن الإطار التنظيمي الذي نشأ نتيجة لممارسة طويلة الأجل يبسط إلى حد كبير التواصل ، مما يخلق سياقًا مفهومًا ومتاحًا للجمهور في مجال الأعمال يسمح لك لتحقيق الأهداف بشكل صحيح وتوفير الوقت بشكل ملحوظ.

بعبارة أخرى ، نحن نتحدث عن خوارزمية خاصة لحل مشاكل العمل ، والتي تسمح بعقلانية وبصورة خالية من التعارض لوضع أهداف العمل المرجوة وتحقيقها بنجاح. يسمح مستوى الكفاءة في هذه الخوارزمية للفرد باستخلاص استنتاجات مباشرة حول درجة الاحتراف لشريك العمل أو الخصم في نزاع تجاري.

في هذا السياق ، من المهم الالتزام بالمبادئ الأساسية التالية:

• الالتزام بالمواعيد في كل مكان وفي كل شيء ؛
• الامتثال لأمن المعلومات ؛
• إيثار عاقل
• صورة مواتية تتوافق مع بيئة الأعمال ؛
• اللغة الشفوية والمكتوبة الصحيحة ؛
• الالتزام بقواعد ثقافة خطاب الأعمال.

تتنوع أنواع المراسلات التجارية ، وبدرجة معينة من الاتفاقية ، يمكن تقسيمها إلى نوعين رئيسيين:

• الطريق السريع - بين منظمات الدولة والتمثيلات الأجنبية والمسؤولين (مذكرات ومذكرات وأشكال أخرى مختلفة) - عناصر العلاقات الدبلوماسية ؛
• تجاري - خطابات الصفة شبه الرسمية المستخدمة في مجال العلاقات التجارية بين المؤسسات والمنظمات.

أسلوب كتابة خطاب الخدمة ، على الرغم من الاختلافات اللغوية والتقليدية ، له أساس مشترك معين ومجموعة من الإرشادات التي طورتها الممارسة المتبعة. على سبيل المثال ، يستند عدد من متطلبات البروتوكول ، التي تحددها رتبة المرسل والمرسل إليه ، إلى الإعدادات الأولية للاحترام المتبادل والصحة. لذلك ، بغض النظر عن نوع المستند ، من الناحية الهيكلية ، يجب أن يحتوي بالضرورة على العناصر التالية:

• الاستئناف (الوضع الرسمي للمرسل إليه) ؛
• مجاملة (نهاية مهذبة للرسالة) ؛
• التوقيع؛
• التاريخ (اليوم والشهر والسنة ومكان كتابة الرسالة) ؛
• عنوان المرسل (اللقب ، والوظيفة ، والعنوان موضوعة في أعلى أو أسفل الصفحة الأولى من الخطاب).

بالإضافة إلى ذلك ، هناك عدد من الأحكام المتعلقة مباشرة بالخطابات:

• توضع رسائل العمل على نماذج أو أوراق ورقية حصريًا على جانبها الأمامي ؛
• الصفحات مرقمة بالأرقام العربية ؛
• تمتلئ الرسائل بالنص المطبوع ؛
• المحو والتصحيحات في نص المستند غير مقبولة ؛
• المستند مطوي بالنص إلى الداخل ؛
• مدة انتظار الرد على الرسالة لا تزيد عن عشرة أيام.

يجب أن يكون لرسالة العمل اتجاه مستهدف واضح وأن تحتوي على سؤال واحد ، ويجب أن يخضع المعنى الكامل للنص لمحتواها بشكل كامل وكامل ، سواء كان عرض صفقة ، أو طلبًا تجاريًا ، أو مجرد معلومات ذات صلة.

يتنوع تصنيف رسائل الأعمال ويعتمد على توجهها الوظيفي والهدف. على سبيل المثال ، الحروف هي:

• إعلام
• يشبه
• دعوات
• استعراض المعلومات ؛
• الطلب #٪ s؛
• مصاحب؛
• أنواع أخرى.

في المراسلات التجارية ، الأكثر شيوعًا:

• الطلبات.
• اقتراحات؛
• الطلب #٪ s؛
• شكاوي؛
• خطابات الضمان.

كواحد من أشكال الاتصالات التجارية ، بالمعنى الدقيق للكلمة ، يتم تقسيم الحروف إلى نوعين - رجال الأعمال والمسؤولون الخاصون.

تشمل الأعمال المراسلات المتداولة بين المنظمات والمؤسسات. الخطاب الرسمي الخاص هو رسالة يتم إرسالها إلى مؤسسة من قبل شخص عادي ، أو على العكس من مؤسسة - إلى شخص عادي.

هناك عدد من القواعد لإجراء المراسلات التجارية.

• يجب أن تحفز الرسالة على ظهور مصلحة تجارية في المستلم ، بشكل واضح وعلى أساس أدلة مقنعة ، وإظهار فوائد الشراكة وعدم جدوى كسر الشراكة. يجب أن يكون للنص طابع حافز ومحفز للتعاون.
• المشاعر الشخصية المفرطة في خطاب العمل ليست أفضل طريقة لإثبات قضيتك وحل المشكلة.
• لتجنب التحميل الزائد على نص الرسالة وانسداده ، يجب تجنب أي مقارنات مجازية واستعارات وقصص رمزية ومبالغة.
• للحصول على عرض تقديمي واضح وموجز للموضوع ، من الأفضل استخدام جمل بسيطة ، وتجنب التفاصيل والتفاصيل المفرطة. يجب دعم الفكرة الرئيسية للرسالة بحجج وثيقة الصلة للغاية ، والتي يتم وضعها عادةً في مرفقات بالحرف (الرسوم البيانية ، الرسوم البيانية ، البيانات الرقمية).
• في النص ، يجب تسليط الضوء على الفقرات ، كل منها ، التي تمثل فكرة مستقلة ، تبدأ في سطر جديد.

• في رسالة مكتوبة للأعمال ، يجب ألا تستخدم الصفات الوصفية والتوضيحات والتفاصيل غير الضرورية. في نهاية الكتابة ، يُنصح بالتحقق من المستند وإزالة العبارات التي لا تحمل المحتوى الدلالي الفعلي.
• معرفة القراءة والكتابة عنصر أساسي في النص. من غير المقبول وجود أخطاء إملائية وأخطاء أخرى في الرسالة.
• مطلوب موضوع الرسالة. يجب أن ينعكس الموضوع في المستندات بإيجاز وإيجاز ، وهذا يوفر الوقت عند القراءة ويميز بشكل إيجابي المرسل. إذا تم إرسال الرسالة عن طريق البريد الإلكتروني وتحتوي على معلومات مهمة بشكل خاص ، فيجب عليك تزويدها "بعلامة" خاصة متوفرة في الخدمة الإلكترونية.
• يتم توفير سهولة قراءة النص بواسطة خطوط Arial أو Times New Roman ذات حجم خط متوسط. إذا لزم الأمر ، يُسمح بالأفكار الرئيسية المائلة أو الجريئة.

• من المفيد في النص استخدام العناوين الفرعية (3-4) ، والتي توفر فهماً أسهل للنص المقدم.
• من الأفضل تصميم التعداد والقوائم والقوائم باستخدام محددات خاصة.
• يعد نموذج الشركة (الرسم التخطيطي) مؤشرًا ممتازًا على الكفاءة والموضوعية في اتصالات الأعمال. إنه مناسب بشكل خاص في الجانب المؤسسي ، لأنه يسمح لك بالتميز في ضوء مناسب واحترام الإجراءات الشكلية المطلوبة.

هيكل رسالة الأعمال نموذجي. تقليديا ، يحتوي على:

• المقدمة؛
• الجزء الرئيسي؛
• استنتاج.

تلخص المقدمة الغرض من الرسالة. يصف الجزء الرئيسي جوهر السؤال. في الختام ، من المستحسن تلخيص محتوى الجزء الرئيسي ، على سبيل المثال ، في شكل استنتاجات. "التذييلات" وأنواع مختلفة من الحواشي غير مرغوب فيها.

في الختام ، العبارات التي تشبه التلاعب في الشكل غير مناسبة ، مثل: "أتمنى شراكة متبادلة المنفعة" وما إلى ذلك. من الأفضل أن تقول وداعًا في خطاب عمل بعبارات بسيطة - "مع خالص التقدير" ، "مع أطيب التمنيات" ، وما إلى ذلك.

يشار إلى أسفل الرسالة: الاسم الكامل وحالة الوظيفة واسم الشركة والتوقيع. يشار أيضا إلى أرقام هواتف الاتصال.

الجداول والرسوم البيانية مرفقة كملف منفصل (حزمة) ، تشير إلى ذلك في نهاية الحرف. إذا كانت هناك مجموعة من المرفقات ، فسيتم تقديم قائمة بأسمائها.

لا يمكنك استخدام الاختصارات والاختصارات الخاصة إلا إذا كنت متأكدًا من أن المستلم سيفهمها بالتأكيد.

لإعطاء النص مزيدًا من الدقة المنطقية والاتساق في مفردات الأعمال ، يتم استخدام أنماط الكلام التالية كمجلدات:

• لهذا السبب؛
• بناء على ما سبق؛
• و لهذا؛
• حسب البيانات
• بناء على هذا؛
• مع مراعاة؛
• آخر.

في الفضاء الافتراضي ، يكون التفاعل التجاري ، الذي يمثل الاتصال في صورة مصغرة ، محددًا ولا يتطلب أقل من الالتزام بقواعد الآداب ذات الصلة. يتضمن العمل الكفء مع الكتابة ، وفقًا للممارسة ، تنفيذ الملاحظات التالية بشأن الحجم ومعايير اللغة والهيكل والشكل.

• يجب أن تتوافق صيغة الموضوع تمامًا مع الموضوع المذكور في النص. يتيح لك ذلك ضبط القارئ بسرعة وفقًا لمزاج العمل المطلوب.
• الحجم الأمثل للمستند المرسل عن طريق البريد الإلكتروني يناسب "شاشة واحدة" ، مع الحد الأقصى لحجم النص - ورقة واحدة بتنسيق A4.
• الحجم الأمثل للمرفقات لا يزيد عن 3 ميغا بايت.
• يوصى بـ "حزم" الملفات المرسلة في أرشيفات قياسية من ترميز Zip أو Rar. غالبًا ما يتم حظر الآخرين أثناء النقل.
• يجب أن تكون الارتباطات التشعبية قياسية (أزرق ، مسطر أدناه).
• يجب وضع الرد على المرسل إليه في أعلى الرسالة وفي بدايتها وليس في أسفلها. هذا يحفظ شريك القلم من التمرير القسري وغير الضروري للنص السابق.

• من الضروري استخدام لغة الخطاب التي يفهمها الشريك قدر الإمكان. يتم تحديد مسألة ملاءمة استخدام الاحتراف والمفردات الداخلية للشركات والتعبيرات العامية والاختصارات (خاصة في المراسلات الخارجية) في الرسالة بشكل منفصل ، اعتمادًا على سياق وخصائص شركاء المراسلة.
• من المهم إبلاغ شريكك باستلام رسالته - فهذه علامة على الأخلاق الحميدة وجزء من آداب العمل التي تظهر الاحترام له.
• يجب أن تكون الاستجابة سريعة قدر الإمكان. إذا تعذر ، لسبب ما ، الرد بسرعة ، فيجب إخطار الشريك باستلام رسالته والإشارة إلى وقت الرد. وقفة أخلاقية ومريحة قبل إعطاء الرد هي 48 ساعة بعد تلقي الرسالة. بعد هذا الوقت ، يعتقد الشخص عادةً أن الرسالة قد ضاعت أو يتم تجاهلها. غالبًا ما يرتبط التوقف المفرط في المراسلات بخطر فقدان شريك ويتم تفسيره في العمل على أنه انتهاك للمعايير الأخلاقية.
• في نهاية الرسالة ، يجب عليك وضع معلومات الاتصال المشار إليها في جميع الأحرف دون استثناء ، بغض النظر عن ترتيب البريد.
• من المهم إيلاء اهتمام خاص لقضايا الخصوصية أثناء النقل.

لمزيد من المعلومات حول أخلاقيات المراسلات التجارية ، انظر الفيديو التالي.