ملخص

نصائح لكتابة سيرة ذاتية

المحتوى

ماذا يفعل المتخصص؟
بنية
ما الذي لا يحتاج إلى التحديد؟
كيف تكتب خطاب تغطية؟
عينات

يتولى سكرتير الشركة مهمة تنظيم أنشطة العمل الجماعي ، وعلى وجه الخصوص ، رئيس الشركة. هذا مساعد لرئيس الشركة ، لذلك هناك متطلبات صارمة إلى حد ما للمرشحين لهذه الوظيفة الشاغرة. دعونا نتناول المزيد من التفاصيل حول قضايا إعداد سيرة ذاتية ناجحة لمنصب السكرتير.

ماذا يفعل المتخصص؟

يتطلب عمل أي سكرتير مهارة للتبديل السريع من نوع نشاط عمل إلى آخر. يؤدي هذا الشخص مجموعة متنوعة من المهام ، ولكن جميعها تهدف إلى مساعدة الشخص الأول في الشركة في عمله ، فضلاً عن توفير عمله ووقته الشخصي. تقليديا ، تشمل الوظائف الوظيفية لهذا الاختصاصي العمل المكتبي ، والعمل مع الهاتف ، ومبادلة هاتفية صغيرة أوتوماتيكية ومعدات مكتبية ، وإعادة توزيع المكالمات ، وكذلك تنظيم الاجتماعات ورحلات العمل وبعض الأعمال الأخرى.

موظف الإستقبال مسؤول عن الاستقبال الأولي للعملاء والزوار ، والاتصال عبر الهاتف ، واستلام رسائل الفاكس ، بالإضافة إلى دعم الخدمة لمفاوضات الرئيس.
المسؤوليات الوظيفية للمسؤول يشمل تنظيم التفاعل الأكثر فعالية بين موظفي المؤسسة ، والحفاظ على النظام في المكاتب ، وخدمة المعدات المكتبية ، وتزويد مكتب الشركة بجميع الأدوات المكتبية والسلع المنزلية اللازمة.
تختلف مهام المدير المساعد الشخصي قليلاً. هذا المتخصص على علم دائمًا بالأحداث القادمة.تقع على عاتقه جدولة اجتماعات عمل الرئيس ، والوفاء بمهامه الشخصية والعديد من المهام الأخرى ، التي يتم التفاوض عليها عادة في كل حالة على حدة ، على أكتافه.
موظف بالمحكمة عادة ما يكون مرتبطًا بقاض واحد - يشارك هذا الموظف في جلسات المحكمة ويؤدي جميع الأعمال الوثائقية اللازمة. يتولى السكرتير العدلي أرشفة المستندات ونقل المواد إلى المكتب وحفظ محضر الجلسة وإرسال الاستدعاءات. متطلبات هذا المنصب عالية جدًا: يجب أن يكون لدى الموظف تعليم قانوني عالي وخبرة مهنية لا تقل عن سنتين.
سكرتير صحفي يشرف على قضايا تقديم العلامة التجارية ، ويتفاعل مع وسائل الإعلام ، ويجمع مجموعة مختارة من الأخبار ذات الصلة. يقبل المساعد الشخصي جميع المراسلات ، ويعد جميع أوراق العمل للشخص الأول في الشركة ، ويجمع المعلومات بطريقة أو بأخرى تتعلق باتخاذ القرارات المهمة ، وينفذ أيضًا أوامر لمرة واحدة من الرئيس.

هناك أيضًا خصوصية في أنشطة مساعد كاتب عدل وسكرتير مترجم وموظف في الوحدة التعليمية في المدرسة.

بنية

أي سيرة ذاتية تتكون من عدة كتل. فيما يلي توصيات حول ما يجب الإشارة إليه في كل منها للسكرتير المستقبلي.

المسؤوليات

في نسخة موسعة ، تكون قائمة المهام الوظيفية لأي سكرتير على النحو التالي:

استقبال الرسائل والطلبات الواردة ، وإعادة توزيعها ، وتحويلها إلى الأشخاص المسؤولين ؛
قبول الوثائق للتوقيع عليها من قبل الرئيس ؛
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها ؛
تنظيم المفاوضات التجارية للرئيس ؛
إعداد الطعون والرسائل والمستندات الأخرى بناءً على طلب الرئيس ؛
التحضير للاجتماعات واجتماعات العمل ، وجمع المواد اللازمة ، وإخطار جميع المشاركين في الحدث بمكان ووقت انعقادهم ، وإنهاء محاضر الاجتماعات ؛
تقديم خدمات لتنظيم اجتماع لضيوف الرئيس ؛
السيطرة على تنفيذ أوامر الإدارة من قبل موظفي الشركة ؛
تزويد إدارة الشركة بالمستلزمات المكتبية والمعدات المكتبية والوسائل الأخرى اللازمة للعمل ، مما يساهم في سلاسة عمل الموظفين ؛
استقبال الزوار
الحفاظ على أرشيف الشركة ؛
تنظيم رحلات العمل لأول شخص في الشركة: شراء التذاكر ، وكذلك حجز الغرف الفندقية ؛
تنفيذ أوامر أخرى.

إذا كنت تتقدم لشغل منصب مساعد سكرتير ، فكن مستعدًا لاستكمال قائمة الواجبات مع التحقق من المستندات ، وإعداد المراجعات التحليلية ، وجمع المواد للتقارير والخطب.

مهارات

يجب أن يتمتع المرشح الناجح لمنصب السكرتير بالمهارات التالية ، والتي يمكن الإشارة إليها في السيرة الذاتية:

عمل مكتبي؛
إجراء محادثات هاتفية ؛
الاجتماع والاستشارة الأولية للعملاء ؛
الحفاظ على حياة المكتب ؛
معالجة المراسلات
تنظيم الأحداث واجتماعات العمل ؛
إدارة وقت الرأس.
معرفة المعدات المكتبية وبرامج الكمبيوتر المكتبية.

تعتمد المهارات ذات الأولوية على مجال نشاط الشركة... على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى سكرتير لمركز طبي ، فلن تحتاج إلى معرفة عميقة بعمل المكتب وسير العمل ، فمن غير المرجح أن تحتاج إلى القدرة على إعداد المستندات للحصول على تأشيرة. يتطلب هذا الموقف القدرة على التواصل مع العملاء ، ومعرفة أساسيات العلوم الطبية ، والقدرة على التواصل عبر الهاتف بكميات كبيرة.

إنجازات

الإنجازات المهنية مهمة لأي صاحب عمل ، ومن أهم النقاط التالية عادة:

تحسين سير عمل الشركة ؛
خلق مناخ العمل الأمثل في المكتب ؛
تنظيم نظام التفاعل بين الإدارات ؛
دعم السفر
تنسيق أنشطة البريد السريع وخدمات التنظيف.

الصفات المهنية والشخصية

يجب أن يتمتع السكرتير المختص بصفات مهمة مثل:

الانفتاح على التواصل
المسؤولية والتركيز على النتائج ؛
موقف الحياة النشطة
القدرة على أداء الواجبات في بيئة متعددة المهام ؛
القدرة على التحول بسرعة من نشاط إلى آخر ؛
عدم وجود أي عادات سيئة
تحمل الاجهاد؛
الدقة والدقة.
الرغبة في تحقيق ما بدأ حتى النهاية ؛
أدب؛
القدرة على التعامل مع المعلومات الشخصية ؛
اللغة الشفوية والمكتوبة الصحيحة ؛
معرفة جيدة بآداب العمل ؛
القدرة على العمل في فريق.

خبرة في العمل

إذا كنت قد عملت بالفعل كسكرتيرة ، فلن يكون من الصعب عليك وصف خبرتك في العمل. سيكون الأمر أكثر صعوبة بالنسبة لأولئك المتقدمين الذين يبحثون عن عمل في هذا التخصص لأول مرة. ومع ذلك ، فإن نقص الخبرة ليس سببًا للقلق ، يمكنك دائمًا إبراز المهارات الأساسية التي تمتلكها.

على سبيل المثال ، يمكنك تحديد:

الطلاقة في اللغة الإنجليزية والإسبانية.
حيازة جميع البرامج المكتبية الأساسية ؛
معرفة المعدات المكتبية.
الكتابة باللمس بـ 10 أصابع (300 حرف في الدقيقة).

تحتاج دائمًا إلى إبراز "البطاقات الرابحة" الخاصة بك - سيسمح ذلك لصاحب العمل بمعرفة ما أنت قوي فيه ويصبح مهتمًا بترشيحك.

تعليم

لكي تكون مؤهلاً لمنصب مساعد سكرتير في شركة مرموقة ، يجب أن تكون حاصلاً على تعليم عالٍ. ومع ذلك ، غالبًا ما يتطلب الأداء الفعال للواجبات دورات ودورات تدريبية إضافية في الأعمال المكتبية والأرشفة وكذلك التدريب على العمل مع الأجهزة المكتبية... في المكاتب الصغيرة ، غالبًا ما يؤدي السكرتارية واجبات المحامي المساعد أو الاحتفاظ بسجلات محاسبية. في هذه الحالة ، على التوالي ، سوف تحتاج إلى تعليم قانوني أو اقتصادي.

عند التقدم لشغل منصب سكرتير إداري وموظف استقبال ، فإن وجود التعليم العالي ليس ضروريًا.

ما الذي لا يحتاج إلى التحديد؟

دعنا نتحدث قليلاً عن ما لا يحتاج إلى الإشارة إليه في السيرة الذاتية.

الهوايات والهوايات... ليس من الضروري أن تصف بالتفصيل كيف تحب زراعة الزهور / الحياكة / التطريز في حالة عدم وجود علاقة لنشاطك المستقبلي بهذا.
كل خبرة العمل المتاحة. يبدأ العديد من الأشخاص حياتهم المهنية بوظائف مثل بائع أو بواب أو عامل نظافة. إذا كنت تعمل لأكثر من 10 سنوات ، فسيكون هذا كافياً للإقامة في 2-3 أماكن في تخصص مشابه.
يجب أن يتمتع السكرتير بمظهر جميل ، لذا يُنصح بإرفاق صورة بالسيرة الذاتية. ومع ذلك ، لا يُسمح هنا بإيحاءات جنسية - اقتصر على صورة هوية صارمة. قد يتم نسخ الصور في ملابس السباحة أو في مطعم بشكل غير صحيح.

كيف تكتب خطاب تغطية؟

خطاب التقديم اختياري ، لكنه مع ذلك يترك انطباعًا جيدًا لدى صاحب العمل المحتمل. لا يستحق أن نكرر فيه كل ما هو مكتوب في السيرة الذاتية نفسها. هنا تحتاج إلى الإشارة إلى اهتمامك بالوظيفة الشاغرة والتأكيد بإيجاز على وجود المهارات والكفاءات الأساسيةلمساعدتك في أداء واجباتك المهنية.

في نهاية الرسالة ، أشكركم على اهتمامكم ، وأعربوا عن أملكم الصادق في الحصول على رد.