سكرتير المهنة

في مكتب أي شركة حديثة تقريبًا ، يشغل السكرتير مكانًا خاصًا. هذا متخصص يساعد في الحفاظ على التنظيم والتشغيل. في الواقع ، هو وسيط بين المدير والموظفين والشركاء والعملاء. كقاعدة عامة ، الحصول على هذا المنصب ليس بالأمر الصعب - فالتعليم العالي والخبرة العملية الواسعة ليست مطلوبة دائمًا. ويمكنك بناء مستقبل مهني جيد وممتع إذا كنت تؤدي واجباتك بكفاءة ومسؤولية.

تم ذكر مهنة السكرتير منذ أيام روما القديمة. وفقًا للمؤرخين ، تم تعيين هؤلاء العمال من قبل النبلاء والمواطنين النبلاء أو الأثرياء في البلاد. تم توظيف الرجال من الطبقات الدنيا الحاصلين على تعليم جيد كسكرتيرات. في ذلك الوقت ، كانت واجبات هؤلاء العمال تشمل العمل المكتبي والمراسلات وفي كثير من الأحيان المالية وحتى أسرار صاحب العمل.

في روسيا ، ظهر منصب السكرتير في عام 1720 بفضل بيتر الأول. تم فرض متطلبات صارمة على المهنة - التعليم ، والمعرفة الجيدة بالقوانين ، وفهم جميع التفاصيل الدقيقة. كان منصب السكرتير الشخصي مطلوبًا منذ عام 1840 - غالبًا ما يحتاج العديد من مديري المؤسسات المختلفة إلى مساعد شخصي.

غالبًا ما تكون مهنة السكرتير الحديثة بمثابة استقبال وعمل تنظيمي في المكتب - ليس فقط مساعدة المدير ، ولكن الزملاء والزائرين.اليوم ، يعتبر السكرتير هو وجه الشركة ، ومن خلال ظهوره ، يحكم الزوار على صلابة المشروع بأكمله. في الوقت الحاضر ، تعتبر هذه المهنة في الغالب من الإناث بسبب تفاصيلها. خلال تطور المهنة ، تم تشكيل عدة توجهات للأمانة حسب التخصص.

• سكرتير المكتب (مدير المكتب). المسؤوليات هي توزيع المكالمات الهاتفية ، ومقابلة الضيوف ، والوفاء بالتعليمات من الإدارة وضمان الأداء المستقر للمكتب (طلب القرطاسية ، والمياه ، وما إلى ذلك). للحصول على وظيفة ، لا يحتاج الموظف إلى تعليم خاص. في السلم الوظيفي ، غالبًا ما يكون هذا الموقف هو موضع البداية.

• مساعد سكرتير. المنصب مشابه لمنصب مدير المكتب ، لكنه أكثر مسؤولية وتعقيدًا. هنا ، ستكون المسؤوليات هي إعداد حلول التصميم ، وتحرير المستندات ، وصياغة النصوص لخطب الرئيس في الأحداث المختلفة ، فضلاً عن التحكم الجزئي في عمل موظفي المنظمة. يتطلب الحصول على مثل هذا المنصب تربية خاصة (دورات ، مركز تدريب).

• مساعد شخصي للمدير. يعتبر هذا المنصب مشرفًا. يحتاج هذا المساعد إلى بناء علاقات مع الإدارة وخلق جو من الثقة. لأداء الواجبات ، ستحتاج إلى معرفة تفاصيل المهنة وأساسيات العمل المكتبي ومقاومة الإجهاد والثقة بالنفس. يتكون العمل عادة من حل المشاكل التنظيمية والإدارية.

بالإضافة إلى هذه المهن ، هناك عدة تخصصات ذات خصوصية ضيقة.

• موظف. الموظف الذي ينظم التوثيق ، ويضع الفواتير ، ويسجل المراسلات الواردة والصادرة ، ويشكل أرشيفًا.
• سكرتير مترجم. بالإضافة إلى المسؤوليات الأساسية ، ستكون هناك حاجة إلى مستوى عالٍ من مهارات اللغة الأجنبية. الموظف يشارك في المفاوضات مع شركاء أجانب.
• سكرتير القضاء. يعمل الموظف في المحكمة ، ويتحقق من حضور الأشخاص في الاجتماعات ، ويحفظ محاضر الجلسة ، ويضع الإجراءات القضائية وينفذ أوامر القاضي المختلفة.
• سكرتير فني. للوفاء بالواجبات ، تحتاج إلى معرفة طريقة الكتابة "العمياء" والرد على المكالمات الهاتفية والقدرة على العمل مع المعدات المكتبية.

السمات المميزة الإضافية للمهنة الحديثة هي:

• المراسلات التجارية
• سرعة عالية في الكتابة بطريقة "عمياء" - دون النظر إلى لوحة المفاتيح واستخدام جميع الأصابع العشرة ؛
• القدرة على استخدام مجموعة متنوعة من المعدات المكتبية ؛
• القدرة على تنظيم التوثيق (المراسلات والأرشيف).

تشمل مزايا المهنة ما يلي:

• لا يوجد نشاط بدني
• هناك فرصة لاكتساب مهارات اتصال مهمة وإقامة روابط مفيدة ؛
• ليست هناك حاجة للتخصص للحصول على وظيفة ؛
• العمل في ظروف مريحة ؛
• في بعض الحالات ، يمكنك استخدام المعدات المكتبية للأغراض الشخصية (آلة التصوير والمسح الضوئي) ؛
• في بعض الأحيان يكون من الممكن الجمع بين الدراسة والعمل.

كما هو الحال في أي مهنة أخرى ، فإن منصب السكرتير له عيوبه:

• التواجد الدائم على مرأى من الإدارة ؛
• مظهر يومي لا تشوبه شائبة (مهم بشكل خاص في الشركات الكبيرة) ؛
• مهام مماثلة وعمل روتيني (غالبًا ما يكون نموذجيًا للمنظمات الصغيرة) ؛
• غالبًا ما يكون العمل مرهقًا ؛
• تنفيذ الأوامر الشخصية الصادرة عن السلطات غير المتعلقة بالعمل ؛
• نادرا ما توجد فرصة لتحقيق الذات ؛
• قد يكون وضع التشغيل غير منتظم.

غالبًا ما يكون منظور التنمية للسكرتير مشكوكًا فيه. بعض المديرين ليسوا في عجلة من أمرهم لفقدان موظف جيد ونقله إلى وظيفة أخرى.يتفهم الآخرون وغالبًا ما يتم ترقيتهم إلى موظفين مسؤولين ومجتهدين ومهنيين.

المستند المصمم لتنظيم حقوق والتزامات الموظف هو وصف وظيفي ، وهو مهم بنفس القدر للسكرتير وللإدارة. يحتوي على حقوق والتزامات كلا طرفي اتفاقية العمل ، مما يجعل من الممكن استخدامه كأداة للتنسيق الفعال لعمليات الإنتاج.

لا يوجد نموذج واحد للتعليمات ، لذا يمكنك تأليفه باستخدام قالب جاهز ، أو تطوير مستندك الخاص. عند إعداد الوثيقة ، من المهم أن تأخذ في الاعتبار أن سكرتيرات كل شركة تؤدي وظائف مختلفة ، على الرغم من نفس العمل الأساسي.

يجب وضع الوصف الوظيفي مع الأخذ بعين الاعتبار المعيار المهني ويتضمن الأقسام الرئيسية التالية.

• الأحكام العامة.
• المهام.
• مسؤوليات العمل.
• حقوق.
• مسؤولية.

بالإضافة إلى المسؤوليات الرئيسية ، يُسمح بإدخال وظائف إضافية في الوصف الوظيفي ، مع مراعاة التخصص. لذلك ، فإن تعليمات كاتب أو سكرتير فني أو سكرتير عسكري أو علمي ستحتوي على وظائف سكرتارية أساسية مماثلة ، ولكنها تختلف في المهام المتخصصة التي يجب الإشارة إليها في الوثيقة.

بالمعنى الكلاسيكي ، يمكن أن تُعزى الوظائف التالية إلى المهام الموحدة الرئيسية للسكرتير:

• يضمن الأنشطة الإدارية للرئيس ؛
• إجراء المراسلات التجارية ، بما في ذلك المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني ؛
• يقبل ويعيد توزيع المراسلات ، ويعد ويرسل الردود على الرسائل المستلمة ؛
• يجمع ويعالج المعلومات اللازمة للمدير ، ويوفر العمل المكتبي ؛
• يقبل المستندات من الموظفين لمزيد من النقل إلى الإدارة للتوقيع والمراجعة ؛
• يعد الاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات ويحفظ محاضرها ؛
• شراء القرطاسية وغيرها من المنتجات اللازمة لضمان حسن سير المكتب ؛
• يحل المهام التنظيمية لاستقبال الموظفين والزوار ؛
• يؤدي أعمالًا أخرى تتعلق بالمنصب الذي تشغله.

بالإضافة إلى ذلك ، قد تصبح الواجبات:

• السيطرة على تنفيذ الأوامر والأوامر ؛
• مسح ونسخ الوثائق ؛
• إلغاء أو تأجيل المواعيد النهائية ؛
• حجز التذاكر وغرف الفنادق.
• إعداد تقارير عن نفقات السفر.
• تحضير المشروبات والحلويات للضيوف.

يجب على السكرتيرة في العمل كثيرًا والكثير التواصل مع أشخاص مختلفين ، لذلك يجب أن يفي المتخصص الجيد بالمتطلبات التالية:

• نظافة؛
• صحة؛
• الإحسان.
• ثقافة الكلام
• مؤانسة؛
• قلة العادات السيئة.

نظرًا لأن السكرتير هو "وجه" الشركة ، فإن المظهر الجميل للموظف هو معيار أساسي. من المهم أن نلاحظ هنا أننا نتحدث عن الشعور بالأناقة ووجود الذوق ، وليس عن المظهر النموذجي. غالبًا ما تصبح النساء سكرتيرات لأنهن يُعتبرن أكثر مرونة ومقاومة للإجهاد وقادرين على خلق جو مريح في المكتب.

خصوصية أعمال السكرتارية هي مساعدة المدير بانتظام في ممارسة الأعمال التجارية. لهذا السبب ، فإن هذه الصفات المهنية مهمة للغاية:

• مسؤولية؛
• الالتزام بالمواعيد.
• الانتباه.
• اجتهاد؛
• التعلم.
• منظمة.

للحصول على وظيفة سكرتيرة ، لا تحتاج غالبًا إلى تعليم عالٍ ؛ الدورات المتخصصة المكتملة مناسبة تمامًا. ستكون المعرفة المكتسبة في مجال علم النفس والقراءة السريعة والاختزال مفيدة. يمكن الحصول على المعرفة الأساسية لمهنة السكرتير في الكليات المتخصصة. هذا التدريب متاح لأولئك الذين تخرجوا من الصف التاسع أو الحادي عشر من المدرسة ، وسوف يستغرق 1-3 سنوات ، اعتمادًا على التعليم الثانوي الحالي.

إذا وقع الاختيار على شركة ذات سمعة طيبة ، فمن المهم أن تحصل على تعليم متخصص. على سبيل المثال ، تحت إشراف وزارة الشؤون الخارجية في الاتحاد الروسي ، يوجد مركز تدريب لتدريب الأمناء. يقوم المركز بتعليم الطلاب محو الأمية الحاسوبية ، وأساسيات العمل المكتبي ، وأخلاقيات وآداب العمل ، واللغة الإنجليزية. نظرًا لأن الجامعات المحلية لا تقدم تدريبًا في أعمال السكرتارية ، فإن المرشحين الحاصلين على دبلومات في فقه اللغة والتواصل وعلم النفس ومجالات أخرى مماثلة يتمتعون بميزة. تقدم بعض الشركات التدريب للمرشحين الذين هم على استعداد لتوظيفهم.

يمكنك العمل كسكرتير في منظمة حسنة السمعة ، في شركة صغيرة وفي وكالة حكومية ، على سبيل المثال ، في مدرسة أو جامعة. اليوم يحتاج كل زعيم تقريبًا إلى سكرتيرات أو مساعدين. يكتنف منصب السكرتير أساطير مختلفة - يتحدث البعض عن بدء مهنة مثيرة للاهتمام في هذه المهنة ، بينما يجادل آخرون بأنه لا يوجد عملياً أي ترقية.

في الواقع ، يعتمد التقدم الوظيفي إلى حد كبير على الصفات الشخصية. ستساعدك المبادرة والعمل الجاد على الانتقال إلى منصب أعلى داخل الشركة ، على سبيل المثال ، أولاً كمدير مساعد ، ثم تصبح مديرًا. مزيد من التطوير في الشركة سيكون في يد الأخصائي نفسه.

في بداية الحياة المهنية ، من الصعب الاعتماد على راتب مرتفع. يقدم أرباب العمل عادة للعمال الذين ليس لديهم خبرة راتبا يتراوح بين 15000 و 20000 روبل. حسب منطقة الإقامة. في المدن الكبيرة ، عادة ما تكون الأجور أعلى. متوسط ​​الراتب للموظف المتمرس هو 30.000-45.000 روبل. عبر روسيا. المتخصصون من ذوي المؤهلات العالية ، على سبيل المثال ، المساعدون الشخصيون للمديرين والمساعدين ، يكسبون 60.000-80000 روبل.