من هو مساعد السكرتير وماذا يفعل؟

لطالما كان منصب السكرتير الأكثر رواجًا للعديد من النساء. في السابق ، كقاعدة عامة ، لم يكن مطلوبًا أي شيء عمليًا من هذا الموظف ، باستثناء المظهر الجذاب. ومع ذلك ، فقد تغير كل شيء الآن ، وفي بعض الأحيان يكون هذا الموظف جزءًا مهمًا من الفريق ويجب أن يكون جاهزًا لأداء العديد من الوظائف. نتيجة لذلك ، غالبًا ما يكون مشغولًا جدًا بالعمل. اقرأ حول ماهية هذه المسؤوليات ، وما هي المتطلبات التي يجب الوفاء بها من أجل الحصول على عرض عمل ، اقرأ في هذه المقالة.

تعود مهنة السكرتير إلى زمن روما القديمة. كان "السكرتيرات" من المقربين من الأباطرة - رجال يتمتعون بنفوذ سياسي كبير. تلقت هذه المهنة بدايتها الجديدة خلال الحرب العالمية الأولى ، لكنها كانت تعني بالفعل أداء واجبات مختلفة تمامًا. حتى الآن ، لم يتبق سوى أصداء المعنى الأصلي لكلمة "سكرتير" في شكل مناصب مثل الأمين العام ووزير الخارجية.

في الوقت الحاضر ، تتطلب مهنة مساعد السكرتير أداء الأعمال المتعلقة بالوثائق ، وتنظيم العمل المكتبي ، وإدارة المعدات المكتبية وغيرها من المهام. تعتبر مهارات الاتصال والانتباه مهارات مهمة لسكرتير مساعد. تعني البادئة "المرجع" أن الموظف سيتواصل مع رئيسه حول مسائل العمل المختلفة. من الواضح أن المنافسة بين الراغبين في تولي هذا المنصب عالية ، خاصة في الشركات أو الشركات الكبيرة. يمكن أن تعتمد تفاصيل المهارات التي يجب أن يمتلكها السكرتير في بعض الأحيان على مجال نشاط الشركة.ببساطة ، في شركة تسويق تقني ، سيحتاج السكرتير إلى معرفة تعقيدات مفاوضات الأعمال. ومع ذلك ، هذا ليس ضروريًا على الإطلاق ، فكل شركة لكل شركة فردية.

تجادل شركات التوظيف الكبيرة بأن هذا المنصب ، إلى جانب منصب السائق والوظائف المماثلة الأخرى ، ينطوي على الكثير من العمل الإضافي. يضطر الأشخاص في هذه المناصب إلى التكيف مع الجدول الزمني لرؤسائهم والاستعداد للعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع تقريبًا. في الوقت الحاضر ، تكتسب شعبية "السكرتيرات الافتراضية" ، والتي تؤدي معظم واجبات السكرتير العادي لتلك الشركات التي ليس لديها فرصة لاستئجار مكتب أو ببساطة لا تفعل ذلك بسبب توفير التكاليف. بشكل منفصل ، تجدر الإشارة إلى أهمية ظهور السكرتير. يجب على السكرتيرة أن ترتدي أسلوب العمل ، وأن تتجنب المكياج وتسريحات الشعر اللامعة والمتألقة وغير المناسبة.

يحتوي هذا المستند على جميع المسؤوليات المتعلقة بأنشطة الموظف. كما يحتوي الوصف الوظيفي على حقوق الموظف ووصف المتطلبات الخاصة به. يحتوي هذا المستند على معلومات حول من سيتعين عليه استبدال الموظف أثناء غيابه. وتجدر الإشارة أيضًا إلى حقيقة أنه ، إذا لزم الأمر ، يمكن مراجعة الوصف الوظيفي وتغييره. يمكن أن يحدث هذا في الحالات التالية.

• تغيير مهام السكرتير المساعد.
• ظهور التغييرات في وثائق المنظمة.
• ظهور تغييرات في هيكل المنظمة.

فيما يلي المسؤوليات الرئيسية للسكرتير المساعد.

• في كثير من الأحيان ، يكون الشخص في هذا المنصب مسؤولاً عن تزويد المكتب باللوازم المكتبية. يجب عليه أيضًا طلب البقالة إذا لزم الأمر. تتمثل المسؤولية المباشرة للسكرتير في طلب مبرد مياه ومراقبة اكتماله.
• يجب أن يتلقى مساعد السكرتير مكالمات المدير ويجعلها "مستبعدة".
• يجب عليه أيضًا تنظيم إجراءات استقبال الزوار.
• الشخص في هذا المنصب يتبع مباشرة إلى الرئيس التنفيذي للشركة. وبالتالي ، فإن معظم الواجبات المؤداة ستكون مرتبطة بطلباته وأوامره.
• تتضمن قائمة المسؤوليات أيضًا استلام وإرسال المراسلات المستلمة والمرسلة ، وإعداد أي مستندات ضرورية بناءً على طلب المدير العام ، ومراقبة المستندات التي يحتاج المدير إلى توقيعها.
• يقوم السكرتير أيضًا بنقل المعلومات اللازمة من المدير إلى الموظفين والعكس صحيح ، ويدعو الموظفين إلى المدير حسب الحاجة.
• يتفاعل هذا الموظف أيضًا بشكل متكرر مع قسم الإدارة. في بعض الأحيان يمكنه التنسيق مع موظفي هذا القسم بشأن توفير اللوازم والمعدات المكتبية. على عكس النقطة الأولى الموضحة أعلاه ، لا يتم توضيح هذه النقطة دائمًا في التوصيف الوظيفي للسكرتير المساعد.
• يجب على السكرتيرة حجز تذاكر الطائرة وحجز غرف الفنادق في حالة ذهاب المدير أو غيره من الموظفين في رحلة عمل.
• في بعض المنظمات ، يُطلب من السكرتير إخطار الإدارة و / أو الموظفين الآخرين بالاحتفالات القادمة وأعياد ميلاد الموظفين والعطلات. في بعض الأحيان يتم ذلك من قبل أخصائي الموارد البشرية.
• يجب أن يقوم السكرتير كل يوم بإعداد مكتب المدير لبداية يوم جديد - قم بتشغيل المصباح ، ومعدات مكتبية (طابعة ، كمبيوتر ، وما إلى ذلك) ، وقم بإعداد المستندات اللازمة.

يجب أن يكون مساعد السكرتير مسؤولاً عن تدفق المستندات وليس له الحق في الكشف عن المعلومات السرية. مثل هذا الموظف مسؤول عن سلامة المستندات وتقديمها في الوقت المناسب إلى السلطات. السكرتير مسؤول عن عدم الوفاء بالواجبات المنصوص عليها في الوصف الوظيفي ، أي الفشل في أداء وظائف وظيفته ، بما في ذلك الانتهاكات مثل التأخير. قد يواجه الموظف مشاكل إذا كان مهملاً في العمل مع الوثائق.

تتحمل المسؤولية عن إفشاء المعلومات السرية التي تنتمي إلى فئة "الأسرار التجارية". يحظر على الموظف إتلاف المخزون وخاصة الأثاث المقدم له أو التابع للشركة. السكرتير مسؤول عن معاملة الموظفين بلباقة أو بوقاحة. نظرًا لأنه يتواصل مع جميع الموظفين الآخرين يوميًا تقريبًا ، يجب أن يكون السكرتير غير متضارب ودبلوماسي.

بادئ ذي بدء ، يحق للسكرتير المساعد طلب المستندات المختلفة التي يحتاجها للعمل من مختلف الموظفين. يمكن للسكرتير توزيع المكالمات الهاتفية المستلمة حسب أهميتها حسب تقديره. الأمر نفسه ينطبق على إجراءات استقبال الزوار في حفل الاستقبال. يمكنه أيضًا طلب توضيحات من الموظفين إذا كان هناك انتهاك تأديبي. كما يتمتع مساعد السكرتير بإمكانية الوصول إلى الوثائق المصنفة على أنها "سرية".

يمكن للمدير التنفيذي فقط فصل أو تعيين مثل هذا الموظف ، وليس رئيس قسم أو قسم ، كما هو الحال في حالات أخرى. الأمر نفسه ينطبق على فرض التوبيخ. يمكن للسكرتير تقديم اقتراحات للإدارة لتحسين إدارة المستندات أو ممارسات الإدارة. يمكنه أيضًا تحسين بعض مهام سير العمل. مثل أي موظف آخر ، له الحق في المطالبة بتهيئة ظروف عمل مريحة وقد يطلب شفهيًا تفسيرات من الموظفين الذين ينتهكون نظام العمل.

كقاعدة عامة ، يتم تقييم عمل السكرتير على أساس اجتهاده وكفاءته. وبالتالي ، فإن المهارات الأخرى ثانوية. يجب أن يكون الموظف قادرًا على التواصل مع الناس ، والتفاوض ، وإلقاء خطاب جيد. يجب أن تكون قادرًا على حل المشكلات التنظيمية المختلفة ، واستخدام برامج Microsoft office - Excel و Power Point و Word وغيرها.

لا توجد متطلبات صارمة للتعليم ، وكذلك للتخصص الذي تم تلقيه. ومع ذلك ، يجب أن يكون هناك تعليم ، وإن كان ثانويًا متخصصًا. يفضل خريجو القانون لأن معظم عملهم مرتبط بحفظ السجلات. خبرة العمل لا تقل عن 1 سنة أمر مرغوب فيه. قد يكون أخذ دورات تدريبية في السكرتارية بديلاً عن الخبرة العملية.

في الشركات الأجنبية ، قد يُطلب من الموظف المستقبلي معرفة لغة أجنبية معينة. يجب أن يكون السكرتير قادرًا على التعبير عن أفكاره بشكل صحيح وكتابة وتأليف المستندات دون أخطاء نحوية.

الطلب على هذه المهنة كبير. كقاعدة عامة ، هذه الأنشطة هي الأنسب للمهنيين الشباب الذين تخرجوا مؤخرًا من المؤسسات التعليمية. يعتبر هذا النشاط فرصة عظيمة للتعرف على هيكل عمل الشركة. من المعتقد أنه في هذا المنصب يمكنك اكتساب مهارات جيدة لمدير جيد في المستقبل. نظرًا لأن مساعد السكرتير يؤدي مجموعة واسعة من الواجبات ، فهو موظف مهم وضروري حتى بالنسبة لأصغر الشركات.