سكرتير مهنة الطباعة

اختفت الآلات الكاتبة عن الاستخدام وذهبت إلى المتحف ، لكن الحاجة إلى شخص يجمع الوثائق ويضعها في المجلدات الصحيحة ويلتقي بالزوار ويجيب على المكالمات الهاتفية لم تذهب إلى أي مكان. سنخبرك في المقال عن مهنة "سكرتير الطابعة" في العالم الحديث - ميزاتها ومتطلباتها وأين نحتاج إلى مثل هؤلاء المتخصصين اليوم.

سكرتير الآلة الكاتبة هي واحدة من وظائف السكرتارية المبتدئين. على الرغم من أن هذا الاختصاصي لم يعد يعمل اليوم على آلة كاتبة ، ولكن على جهاز كمبيوتر ، فقد تم الاحتفاظ بالاسم ليس فقط من خلال التقاليد ، ولكن أيضًا للتأكيد على طبيعة الأداء للعمل. (على عكس المناصب الإدارية والسكرتارية من رتبة أعلى - مدير مساعد ، مساعد سكرتير ، كاتب ، مدير مكتب).

ترد المعلومات حول المهنة ، الواجبات المؤداة في وثيقتين:

• "كتاب مرجعي موحد للمؤهلات الخاصة بمناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين" - يُختصر بـ EKS (يُطلق عليه سابقًا اسم ETKS) ؛
• المعيار المهني "متخصص في الإدارة التنظيمية والوثائقية للمنظمة."

الأولوية للتطبيق هو المعيار المهني. تم تكييفه وفقًا لخصائص السوق الحديثة ، ويحتوي على وصف أكثر اكتمالاً وتفصيلاً لوظائف العمل.

يصنف المعيار المهني منصب سكرتير الطابعة إلى المستوى الثالث من التأهيل - أي أن واجباتها تنطوي على التحكم في العمل من قبل أخصائي كبير ، والحد الأدنى من القرارات المستقلة والوظائف الإدارية.

تتمثل المهمة الرئيسية لسكرتير الطابعة في مجموعة من النصوص والوثائق ، واستنساخ وتنظيم المعلومات وفقًا لقالب (مسح المستندات ضوئيًا ونسخها وإعادة طباعتها وتعبئة النماذج القياسية وفرز المراسلات وتسجيل المستندات الواردة والصادرة).

مثل أي مهنة ، فإن مهنة السكرتير لها خصائصها الخاصة:

• يتميز العمل بطبيعة مرهقة إلى حد ما ، في حين يجب أن يكون الموظف قادرًا على أداء عمل رتيب من الكتابة ، والتواصل مع الناس ، ليكون وجه الشركة وصوتها.
• لا توجد قائمة واجبات صارمة - يقوم السكرتير بتنفيذ أوامر مختلفة من الرئيس ؛
• هذا المنصب هو بداية ممتازة لمهنة وفرصة لاكتساب خبرة مفيدة لمدير المستقبل ؛
• يعتبر العمل أنثى (وهذا ينعكس في العنوان) ، على الرغم من أن الطلب على السكرتيرات الذكور لا يقل ؛
• المهارة الرئيسية هي بناء العلاقات بشكل صحيح مع الفريق ، وليس على الإطلاق سرعة الكتابة.

على أساس المتطلبات العامة للمعيار المهني ، يتم تطوير وصف وظيفي داخلي في كل منظمة - الوثيقة الرئيسية التي تنظم حقوق والتزامات الموظف.

في هذا المستند يتم تحديد قائمة الوظائف التي يؤديها الموظف في مؤسسة معينة. في التعليمات النموذجية ، يمكن للوظيفة ببساطة تكرار الأحكام المقابلة للمعيار (سابقًا ، كان قسم "المسؤوليات" يُنسخ بالكامل من CEN). عادةً ما تحتوي التعليمات على النقاط التالية:

• يطبع مواد مختلفة في اتجاه الرأس ؛
• ينظم المحادثات الهاتفية للرأس.

إذا لزم الأمر ، يمكن تحديد العناصر وتحديدها ويمكن توسيع نطاق المسؤوليات أو تضييقه مقارنة بالمعيار ، إذا كانت تفاصيل المنظمة تتطلب ذلك. على سبيل المثال ، بالنسبة لسكرتير الطباعة في المدرسة ، يمكن الإشارة إلى النقاط التي تنظم إصدار الشهادات التي تؤكد العمل أو الدراسة في المدرسة ، وتحتفظ بسجل للطلاب. وفي شركة تجارية ، قد تكون هذه أحكامًا بشأن الاحتفاظ بسجل سفر لشركات الشحن وإصدار الشهادات ذات الصلة.

يحدد المعيار المهني الحد الأدنى من المتطلبات لتعيين كاتب سكرتير - لهذا ، يكفي التعليم الثانوي الكامل.

الدورات المتخصصة ستكون ميزة إضافية. علاوة على ذلك ، لا تقيد CEN ولا المعيار المهني بأي شكل من الأشكال متطلبات شهادة إتمام هذه الدورات. لذلك يمكنك اختيار أي برنامج تدريبي للسكرتارية من بين قائمة كبيرة من المقترحات من مراكز التدريب العامة والخاصة.

على الرغم من أن كاتبة الكتابة لا تتطلب خلفية تعليمية جادة ومعرفة أكاديمية ، إلا أنها تحتاج إلى مجموعة كبيرة من المهارات العملية:

• مهارات الكمبيوتر الواثقة ، ومعرفة البرامج المكتبية ، والقدرة على العمل مع المعدات المكتبية ، ومحو الأمية ، وسرعة الكتابة السريعة ؛
• القدرة على العمل مع الوثائق في إطار اختصاصهم - لمعرفة قواعد إعداد المستندات القياسية ، وخطابات الخدمة ، وقواعد فرز وتسجيل المراسلات والوثائق الأخرى ؛
• تطوير مهارات الاتصال ، والقدرة على بناء علاقات مع الشركاء والعملاء والموظفين ومعرفة الأخلاق وآداب التواصل التجاري ، وقواعد العمل مع البيانات السرية والمملوكة ؛
• معرفة اللوائح التي تحكم العمل.

يجب ألا يمتلك الأخصائي مهارات مهنية فحسب ، بل يجب أن يمتلك أيضًا بعض الصفات الشخصية: يجب أن يكون واثقًا ، ومهذبًا ، ومستقرًا عاطفيًا ، وأن يكون قادرًا على التنقل بسرعة في الموقف ، وحل النزاعات ، والعمل في وضع تعدد المهام وفي وضع العمل الروتيني ، ولديه قدر كبير من التنظيم الذاتي ، والانتباه ، والمسؤولية.

في السابق ، عمل أمناء الآلة الكاتبة في المكاتب الآلية. اليوم عمل هذا المتخصص هو الأكثر طلبًا في المنظمات التالية:

• في الهياكل الإدارية للدولة ؛
• في المؤسسات التعليمية (المدرسة ، الكلية ، الجامعة) ؛
• في شركات المحاماة والمحامين الخاصين وكتاب العدل ؛
• في الأرشيف.

أيضا ، يمكن فتح وظيفة شاغرة في أي منظمة أخرى. في الوقت نفسه ، في الشركات الخاصة ، لا يمكن تسمية المنصب بسكرتير الطابعة فحسب ، بل أيضًا باسم السكرتير المسؤول ، والسكرتير في حفل الاستقبال ، والسكرتير.